[0:00]Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh. Berjumpa lagi dengan Brandy Van di video pembelajaran. Pada kesempatan kali ini, izinkan saya untuk kembali sharing tentang praktikum perkantoran dengan subtemanya adalah perjalanan dinas. Bagaimana caranya seorang sekretaris untuk membuat itinerary atau daftar perjalanan dinas? Biasanya seorang pimpinan saat ingin melakukan perjalanan dinas, entah itu ke luar kota atau ke luar negeri, pasti yang dihubungi adalah sekretarisnya. Untuk apa? Sudah pasti untuk menyiapkan segala keperluan si pimpinan tersebut saat berada di luar kota atau luar negeri. Nah, yang jadi pertanyaan adalah, apakah sekretaris mampu untuk membuat perjalanan dinasnya seorang pimpinan tersebut? Harus mampu. Apa yang harus dibutuhkan oleh seorang sekretaris jika tahu bahwa pimpinannya mau ada perjalanan dinas? Yang pertama pastinya, sekretaris harus tahu, pimpinan mau ngapain aja sih? Di luar kota atau di luar negeri? Pimpinan mau ada kegiatan apa saja? Itu harus ditanyakan detail ke pimpinan tersebut. Misal Anda seorang sekretaris, pimpinan Anda mau pergi ke Beijing misalkan. Harus ada diskusi di sana. Entah by WhatsApp, entah ngobrol langsung, entah by apa segala macam. Harus ada diskusi dengan pimpinannya. Pak Bos mau ngapain di sana? Apa yang mau dikerjakan? Jika sekretaris belum tahu, maka tanyakan. Namun jika sudah tahu, ya sudah tinggal bikin aja, arrange aja itinerary-nya. Kenapa dikatakan sudah tahu? Karena biasanya jauh-jauh hari juga Big Bos atau pimpinan Anda pasti cerita sama Anda. "Oh nanti saya mau ada kegiatan ini ke Beijing, mau gini gini gini gini." Dan harusnya kalian sudah punya catatannya.
[2:09]Oh, nanti tanggal 20 Desember pimpinan mau pergi ke sini, ke sini, ke sini. Nah, pada saat itu kejadian, hari H pelaksanaan atau H-3, H-7 sebelum pelaksanaan, pimpinan bilang, "Oke, saya jadi ya, mau ke Beijing." Nah, kalian tinggal bikin itinerary-nya. Jangan lupa, pastikan lagi kepada si pimpinan bahwa acaranya masih sama seperti yang dibicarakan sebelumnya. Eh, mohon maaf Bapak, apakah agenda kita, ah maaf, mohon maaf Bapak, apakah agenda Bapak ke Beijing masih sama seperti pembicaraan kita sebelumnya? Jika sama, tuliskan. Namun jika beda, update. Mudah ya? Mudah banget. Nah, seorang sekretaris juga harus tahu, kalau misalkan ke luar negeri nih, sekretaris harus tahu. Pimpinan Anda, paspornya masih aktif atau enggak? Atau sudah punya visa belum untuk ke negara tujuannya? Kalau belum punya, ya urusin. Sekretaris urusin tuh keperluan si pimpinan. Paspornya, visanya, surat sehatnya, karena kalau mau terbang kan harus punya health certificate ya, surat sehat. Diurusin. Kemudian pada saat nanti berada di sana, harus ngapain aja si pimpinan? Dibuatkan agenda-nya. Sehingga pada saat pimpinan berangkat tanpa melibatkan Anda, sekretaris, pimpinan sudah punya apa, itinerary-nya. Jadwalnya. "Oh, saya hari ini jam sekian harus ke sini, ke sini, ke sini, ngapain, ngapain, ngapain." Namun kalau Anda ikut bersama pimpinan, tetap buat itinerary-nya sebagai pegangan Anda. Jadi supaya tidak lupa bahwa ini jadwalnya loh. Jangan sampai kita jadwalnya terlalu lama. Sehingga jadwal yang lainnya menjadi terbengkalai. Gampang ya? Nah, pada kesempatan kali ini saya akan sharing bagaimana caranya membuat itinerary. Ini dia tampilan itinerary. Pada umumnya seperti ini. Di sana ada nama pimpinan Anda siapa, kemudian ada bagiannya apa, Direktur Utama atau Direktur Pemasaran atau Direktur HRD, Direktur Keuangan. Lalu ada tujuannya ke mana. Jika dalam satu kali perjalanan pimpinan itu mau ada empat sampai tiga kota yang dituju, ya tuliskan. Misalkan dia ke Medan, Balikpapan, Semarang, Jogja, itu tuliskan di tujuannya. Lalu dalam kolomnya di sana ada tanggal. Tanggal itu berarti kapan dilaksanakannya. Kalau perjalanan dinas biasanya kan paling cepat itu satu hari ya paling cepat. Karena kan perjalanan dinas itu biasanya ke luar kota. Kalau hanya di dalam kota ya bukan perjalanan dinas, ya meeting biasa aja gitu. Tapi kalau sudah keluar kota, biasanya membutuhkan waktu satu hari atau dua hari. Tuliskan tanggalnya kapan pelaksanaannya. Tujuannya ke mana? Kota apa? Atau ke PT mana? Atau ke tempat siapa untuk tujuannya. Nah, waktu, ada waktu berangkat, waktu tiba. Berangkatnya jam berapa? Dan tiba di sananya jam berapa? Ini kalian yang mikir nih sebagai seorang sekretaris. Nah, flight number. Flight number ini nomor penerbangan ya. Biasanya kita usahakanlah menggunakan pesawat gitu, biar cepat enggak lama naik kereta atau naik bus apalagi. Biar cepat naik pesawat, keluar kota kan? Kemudian hotelnya. Nginep di mana pimpinan Anda? Tuliskan nama hotelnya dan nomor telepon hotelnya. Sebab saat nanti pimpinan tahu, "Oh, saya harus ke Sheraton." misalkan, "Berapa nomor teleponnya ya?" Ada di itinerary Anda. Pimpinan tinggal telepon. Saya sudah booking ya, bla bla bla bla bla. Flight number, hotel, itu sekretaris yang pesankan jauh-jauh hari. Karena biasanya H-7 diberitahukannya, ya sudah, searching aja di mana. Banyak di aplikasi perjalanan ya, sebut saja Traveloka di sana, Agoda, Pegi-pegi dan lain-lain sebagainya. Tinggal pilih, mau terbang naik apa, jam berapa, nginepnya di mana. Kemudian ada kegiatan. Nah, kegiatannya ini acaranya. Waktunya jam berapa kegiatannya? Kalau misalkan waktunya jam 10.00, berarti berangkatnya jangan jam 10.00. Sebelumnya gitu kan, jam sebelumnya.
[6:39]Sehingga pada saat waktu acara tersebut, waktu kegiatan tersebut bisa tepat waktu. Lalu acaranya apa? Sebutkan nama acaranya dan tempatnya di mana? Sebutkan lokasinya. Keterangannya biasanya diperlukan apabila ada sesuatu yang penting di sana. Jadi pembicara kah, atau memberikan sambutan kah, contohnya seperti itu. Mudah ya? Mudah banget. Nah, sekarang tadi kasusnya seperti ini. Anda sekretaris dari Bapak Bryan Givan, S.E., M.M Direktur Utama PT Tunggal Jaya Solution, Jalan Teratai Indah No. 16, Jakarta Selatan. Tlp. 021-55447721, Fax 55447722, Web: www.tunggaljayasolution.com. Berarti kan Anda pertama kali atau kantor Anda berada di Jakarta ya. Itu yang harus kalian ingat pertama. Kemudian pimpinan Anda akan melakukan perjalanan dinas pada tanggal 16 Desember 2020 ke Yogyakarta untuk rapat dengan Bapak Yudhistira, Direktur PT Rangka Baja untuk membahas masalah kerja sama pembangunan proyek di Yogyakarta.
[7:34]Rapat dimulai pukul 10.00 sampai 11.00 di ruang rapat Hall B PT Rangka Baja. Pada hari yang sama, pimpinan Anda diundang makan siang bersama oleh Ibu Syahmin, rekan bisnis di restoran Bambu Apung. Malam harinya pimpinan menginap di Hotel Novotel. Sudah pasti Novotel-nya ini Novotel, eh Yogyakarta ya, kan di Jogja. Bagaimana cara kita membuat itinerary-nya? Seperti ini. Nah, nama pimpinannya Bryan Givan, lalu bagiannya Direktur Utama, tujuannya Jogja, Manado, Jakarta. Ini setelah kita lihat draft dari jadwal kegiatan pimpinan kita ya. Jadi kita tahu pimpinan kita mau ke mana aja. Pertama tanggal 16, tujuannya ke mana? Yogyakarta. Waktu berangkat, kenapa pukul 08.00 di sini tulisnya? Karena acaranya jam 10.00. Nah, setelah kita searching di salah satu platform perjalanan, contohnya Traveloka ya, seperti ini. Adanya itu yang penerbangannya jam 08.00 sampai jam 09.10. Supaya apa? Supaya acara yang jam 10.00 nanti itu enggak telat. Dan ada waktu spare untuk istirahat kah, atau siap-siap atau mandi lagi misalkan, siap-siap lagi. Seperti itu. Itu ya, contohnya nih. Menggunakan Lion Air dengan kode penerbangan kalian lihat sendiri di sana. Kalau tidak ada nanti biasanya kalau sudah payment baru muncul kode penerbangannya karena kan saya belum payment di sini nih. Ini baru cek aja di Traveloka. Kemudian hotelnya di situ tertulis Novotel Yogyakarta. Nomor teleponnya ini benar ya, nomor telepon Novotel Yogyakarta. Kegiatannya jamnya jam 10.00 tadi ya sampai jam 11.00. Ngapain? Rapat dengan Bapak Yudhistira. Tempatnya di mana? Di ruang rapat Hall B PT Rangka Baja. Paham ya? Bisa diestimasikan kan? Kalau acara jam 10.00 ya kita cari penerbangan yang jam 08.00. Karena Jakarta-Jogja ya 1 jam 1 jam ajalah naik pesawat. Oke, lanjut. Kemudian tadi apa? Dituliskan siangnya ya, siangnya mau ada ketemu dengan Ibu Syahmin. Nah, ini dia Ibu Syahmin. Di hari yang sama, tujuannya adalah PT Rangka Baja Yogyakarta. Eh, kita mau makan di restoran Bambu Apung bersama dengan siapa nih? Ibu Syahmin ya, keterangan tuh dengan Ibu Syahmin. Jam berapa acaranya? Berarti setelah acara jam 11.00, kita langsung berangkat aja ke PT Rangka Baja Yogyakarta. Oke, aman? Lanjut. Keesokan harinya pimpinan dijadwalkan untuk mendatangi lokasi pembangunan proyek di daerah Bantul pukul 09.00 sampai 12.00. Nah, pada pukul 14.00 sampai 16.00 pimpinan dijadwalkan untuk menghadiri bakti sosial di lingkungan sekitar kantor oleh panitia bakti sosial PT Tunggal Jaya Solution cabang Yogyakarta untuk memberikan kata sambutan. Ini keterangan. Nah, bagaimana cara kita menuliskan itinerary-nya? Seperti ini. Di tanggal 17, tujuannya ke Bantul, waktunya jam 08.00 sampai jam 08.37 karena acaranya jam 09.00. Kegiatannya adalah survei lokasi pembangunan proyek Bantul dari Jogja ke Bantul sekitar 37 menit. Berarti kita estimasikan jangan sampai lebih dari jam 09.00 aja, harus kurang. Spare waktu untuk istirahat, biasakan seperti itu. Kemudian siang harinya, pimpinan harus menghadiri bakti sosial untuk sambutan ya di kantor cabang Yogyakarta. Karena acaranya jam 02.00, kita berangkat jam 01.30. Kurang lebih perjalanan 20 menit sampai di sana jam 13.50. Dekat soalnya ini. Mudah? Mudah. Kemudian pada tanggal 18 Desember 2020 pimpinan akan menghadiri undangan Ulang Tahun PT Gebyar Dunia di Hotel Garuda pada pukul 17.00 sampai 19.00. Bagaimana cara kita menuliskan itinerary-nya?
[12:29]Pindah nih ke Manado. Tanggal 19 ya, besoknya. Gimana menulisnya? Kita tulis tanggal 19 Desember, tujuannya Manado. Waktunya jam 08.00 karena perjalanan dari Manado, sorry dari Jogja menuju Manado adalah sekitar berapa jam tuh? 08.00 ke 13.00, 5 jaman lah ya, seperti ini. Nah, kita menggunakan Lion Air yang jam 08.00 berangkatnya sampai di Manado jam 13.40. Karena acaranya jam 03.00 sore, jam 15.00, berarti pesanlah yang Lion Air ini. Kemudian kita nginepnya di mana? Hotel yang baguslah di sana. Yang bagus like-nya untuk pimpinan kita, yaitu di Four Points by Sheraton Manado. Itu nomor teleponnya, ini hotelnya nih, baguslah pokoknya. Kalian searching aja. Cari yang terbaik untuk pimpinan Anda. Namun sesuaikan dengan budget juga. Acaranya ngapain? Kegiatannya jam 15.00 sampai selesai untuk mengunjungi dan meninjau perusahaan cabang di Manado. Tempatnya perusahaan cabang Manado. Mudah ya? Mudah. Kemudian tanggal 20 Desember-nya pimpinan akan menghadiri rapat dengan Pejabat Kementerian Perdagangan di gedung Dinas Perindustrian dan Perdagangan pada pukul 09.30 sampai 11.00. Malam harinya pukul 20.00 pimpinan akan bertemu dengan keluarganya di Pantai Malalayang Manado. Bagaimana menuliskan-nya? Seperti ini. Tanggal 20, tujuan ke Dinas Perindustrian dan Perdagangan Manado. Kita berangkat jam 09.00 karena jaraknya kurang lebih 14 menit dari hotel Four Points by Sheraton Manado ke tempatnya, ke tempat gedung Perindustrian tadi ya. Berarti kita berangkat jam 09.00 sampai jam 09.14 karena acaranya jam 09.30 sampai jam 11.00. Kegiatannya adalah rapat dengan pejabat kementerian. Tempatnya gedung Dinas Perindustrian dan Perdagangan Manado. Kemudian malamnya di tanggal yang sama harus ke Pantai Malalayang Manado untuk bertemu dengan keluarganya. Jam berapa? 19.30 sampai jam 19.44. Ini perjalanannya karena dia diundangnya itu jam 08.00 malam oleh keluarganya janjiannya jam 08.00. Jarak dari Hotel Four Points ke Pantai Malalayang itu sekitar 14 menit, berarti berangkat dari hotelnya jam 19.30 sampai Pantai Malalayang jam 19.44. Sekretaris itu harus berteman dengan Google Maps. Sekretaris juga harus berteman dengan, eh apa namanya, aplikasi-aplikasi order hotel, order pesawat gitu ya, Traveloka, tiket.com, Agoda dan segala macamnya. Jadi harus biasa, familiar lah dengan hal itu semua. Dan terutama tentang jarak nih, jarak dari ini ke sini, itu harus menggunakan Google Maps tuh. Jadi kalian punya estimasinya. Jangan sampai pimpinan Anda terlambat. Oke. Dan yang terakhir keesokan harinya di tanggal 21, pimpinan dijadwalkan untuk kembali ke Jakarta. Berarti itinerary-nya di tanggal 21 adalah tujuan Jakarta. Jamnya karena check-out hotel biasanya itu jam 12.00, berarti kita pilih yang berangkatnya jam 13.00 dari bandara ya, Bandara Manado menuju Jakarta. Kembali ke Jakarta. Selesai. Itulah tadi cara kita menuliskan itinerary atau perjalanan dinas seorang pimpinan. Siapkan segala sesuatu dengan matang, jadilah seorang sekretaris yang profesional, jangan sampai mengecewakan pimpinan Anda. Mudah dimengerti, bukan? Jika ada pertanyaan, tanyakan di kolom komentar. Terima kasih untuk kebersamaan kita. Jangan lupa share dan like, subscribe, comment. Thank you. Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
