[0:03]Merhabalar efendim. Türkiye Belediyeler Birliği Belediye Akademisi YouTube sayfasına hoş geldiniz. Ben Yunus Biçer. Eğitimimizin bu bölümünde ziyaret ve karşılama protokolüne değinmeye çalışacağız. Hem Türk bürokrasisinde hem sosyal hayatımızda ziyaretlerde bulunuyor, ziyaretçi kabul ediyoruz. Ancak kamusal hayatımızda bu ziyaretleri gerçekleştirirken ve misafirlerimizi ağırlarken de uymamız gereken belli başlı kurallar bulunuyor. Bu kurallardan en önemlisi ziyaret için seçtiğimiz zaman. Özellikle üstlerimize yapacağımız ziyaretler esnasında mutlaka bir gün önceden telefonla sekreterleri aracılığıyla randevu alarak ziyaretlerimizi gerçekleştirmemiz gerekiyor. Aynı gün içerisinde yapılan ziyaretler ev sahibinde rahatsızlık yaratabilir. Ziyaretin gerçekleştirileceği saat de önem arz etmektedir. Öğleden önce 10-11, öğleden sonra 13-17 saatleri arasında gerçekleştirmemiz en uygun olanıdır. Çünkü bu saatlerin dışında yapacağımız 12 gibi alacağımız randevu veya akşam 17.30-18 gibi alacağımız randevu gerçekleştireceğimiz ziyarette kendimizi yemeğe, öğle yemeğine veya akşam yemeğine davet ettirebileceğimiz hissi oluşacağından bu ev sahibi açısından oldukça rahatsız edici olabilir. Efendim hem gerçekleştirdiğimiz ziyaretler esnasında hem de ev sahibi olarak ziyaretçi kabul ettiğimiz zamanda ziyaretçiye verdiğimiz önemi şu kriterlerle belirleriz. Ziyaretçiyi nasıl karşıladığımıza, onun nerede oturttuğumuza, nasıl ilgi gösterdiğimize, yemesi için ne ikram ettiğimize ve nasıl uğurladığımıza dikkat etmemiz gerekiyor. Yönetici olan üstlerimizin bize yapacağı ziyaretler esnasında uymamız gereken bazı belli başlı kurallar vardır. Bunlar üst ziyaretçimiz ile eğer aynı binada çalışıyorsak onu birimin kapısında karşılamalıyız. Farklı binalarda çalışıyorsak eğer onu araçtan indiğinde binanın en dışında karşılamamız gerekiyor. Eş düzeydeki misafirleri ise birimin kapısında karşılamak yeterlidir.
[2:14]Ancak burada yine mütekabiliyet esası geçerlidir. Bizim ona yaptığımız ziyarette o bizi nasıl karşılıyorsa bizim de ona aynı şekilde muamelede bulunmamız gerekiyor. Birimin kapısındaysa bizim de birimin kapısında binanın dışındaysa bizim de onu binanın dışında karşılamamız gerekiyor. Bizden alt seviyede olan asırlarımızın ziyaretinde ise odada ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılamamız en uygun olanıdır. Üst yöneticilerimizin ziyareti esnasında makam odasına kabul edildiğinde mutlaka onları makam koltuğunda oturmak üzere davet etmemiz gerekir. Ancak genellikle üst yöneticiler makam koltuğu yerine ziyaretçi koltuğunda oturmayı tercih ederler. Bu sırada makam sahibi olan kişi mutlaka ziyaretçi koltuğunda oturan üst yöneticisinin karşısında oturması gerekiyor. Üstü ziyaretçi koltuğunda oturan birinin asla kendi sahip olduğu makam koltuğunda oturmama si gerekiyor. Eş düzeyler arasındaki ziyaretlerde ise eş düzeyimiz mutlaka ziyaretçi koltuğunda oturur ve biz daima onun karşısında otururuz. Burada yine mütekabiliyet esasını hatırlatmakta fayda görüyorum. Özellikle üstlerimizin ziyareti esnasında onların karşısında otururken dik pozisyonda, rahat ellerimizin ve ayaklarımızın konumuna dikkat etmemiz gerekiyor. Oturuş pozisyonu üstümüz açısından bizim için oluşturacağı imaja oldukça katkı sağlamaktadır. Ellerimizin ve ayaklarımızın konumuna özellikle bilinç dışı yapılan el hareketlerine ve ayakların sallanmasına, sürekli hareket edilmesi noktasında ekstra dikkat etmemiz gerekiyor. Zira bu yönetici açısından hiç hoş karşılanmayacak durumlardan birisidir. Ayrıca üstlerimizin ziyaretinde çok zorunlu olmadıkça evrak imzalayamayız, içeriye aslarımızı alamayız, telefon görüşmesi yapamayız ve bıkmış, sıkılmış tavırlardan kaçınmamız gerekiyor. Efendim eğitimimizin bu bölümünün sonuna geldik. Bir sonraki eğitimde görüşene dek hoşça kalın.
