[0:07]Salam marketing dan kewirausahaan. Hari ini kita mau membahas tentang organizational structure atau struktur organisasi. Oke.
[0:19]Pertama, eh kita harus jelas dulu apa yang dimaksud dengan organisasi.
[0:25]Organisasi itu adalah sekumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama atau memiliki tujuan yang sama itu namanya sebuah organisasi.
[0:35]Berapakah sekumpulan orang tersebut? Ya, lebih dari satu orang itu sudah bisa disebut sebagai organisasi.
[0:44]Nah, di dalam organisasi tersebut biasanya ada pembagian-pembagian tugas atau ada posisi-posisi sehingga tugas, wewenang serta tanggung jawab masing-masing orang yang ada di dalam organisasi itu tidak saling berhimpitan atau tidak saling apa namanya, tidak saling mengganggu begitu ya.
[1:03]Sehingga diperlukan organizational structure atau struktur organisasi.
[1:08]Oke, apa itu struktur organisasi? Organizational structure adalah how job tasks are formally divided, grouped, and coordinated.
[1:17]Jadi bagaimana tugas-tugas secara formal dibagi-bagi, dikelompokkan serta dikoordinasikan.
[1:25]Nah, di dalam organizational structure tersebut ada beberapa elemen-elemen penting yang harus dikuasai.
[1:32]Pertama work specialization atau spesialisasi kerja. Departmentalization atau pengelompokkan pendeartmentalisasi. Nah, susah diucapkan ya.
[1:46]Kemudian chain of command atau rantai komando, span of control, rentang, rentang kendali, kemudian sentralisasi dan desentralisasi, serta formalisasi.
[2:00]Nah, ini adalah tema-tema yang akan kita coba bahas pada video kali ini.
[2:08]Oke, dalam menyusun organisasi apa struktur organisasi yang bagus itu kita harus bisa menjawab beberapa pertanyaan-pertanyaan kunci.
[2:20]Dan pertanyaan-pertanyaan kunci itu sebenarnya dijawab oleh elemen-elemen penting tadi.
[2:26]Nah, misalnya untuk work specialization, ya kan, jika ingin menciptakan work specialization yang bagus, maka pertanyaan yang harus kita jawab adalah to what degree or article subdivided into separate jobs.
[2:40]Jadi, sejauh mana tugas-tugas kecil itu dibagi ke dalam pekerjaan-pekerjaan begitu.
[2:48]Nah, kemudian untuk departmentalization, apa dasar yang akan kita gunakan untuk mengelompokkan pekerjaan.
[2:58]Jadi tadi kan pekerjaan itu sudah kita bagi-bagi di awal, kemudian setelah kita bagi kita kelompokkan lagi.
[3:05]Nah, itulah departmentalization. Kemudian chain of command atau rantai komando, ya kan, kelompok-kelompok ini dia melapornya kepada siapa? Itu adalah chain of command.
[3:14]Kemudian span of control, seberapa banyak individual yang dapat di-direct yang dapat diatur.
[3:23]Jadi span of control ini adalah rentang kendali. Jadi rentang kendali itu seberapa banyak orang yang ada di bawah kendali satu jabatan.
[3:30]Misalnya, manajer A, dia memiliki lima orang di bawahnya yang diatur, maka span of control-nya ya lima.
[3:37]Begitu. Nah, kemudian sentralisasi atau dan desentralisasi, pertanyaannya adalah di mana decision making authority itu terletak begitu ya.
[3:50]Jadi kalau seandainya keputusan itu memang adanya di pimpinan saja, itu namanya sentralisasi.
[4:18]Sementara kalau seandainya keputusan eh apa keputusan otoritas untuk membuat keputusan itu dibagi-bagi, itu namanya desentralisasi. Jadi misalnya kalau yang sentralisasi itu apapun yang terjadi kita harus tanya sama atasan.
[4:30]Jadi kata atasan gimana? Oh, ini ini keputusannya. Oke, kita jalankan itu namanya sentralisasi. Tapi kalau desentralisasi keputusan tersebut sudah dibagi-bagi wewenangnya.
[4:39]Misalnya untuk keputusan atau permasalahan-permasalahan yang manajer pemasaran saja yang ngambil keputusan. Kalau seandainya tidak bisa, baru nanti kepada pimpinan tertinggi. Untuk keputusan keuangan misalnya manajer keuangan saja. Dan begitu berikutnya itu disebut sebagai desentralisasi. Kemudian formalisasi, yaitu sejauh mana aturan-aturan dan regulasi itu akan mengatur tingkah laku atau pekerjaan si pegawai dan para manajer.
[4:54]Itu namanya formalisasi. Jadi itu adalah pertanyaan-pertanyaan yang harus bisa dijawab ketika kita menyusun organizational structure yang bagus atau yang proper.
[5:05]Oke, kita masuk kepada yang pertama work specialization, yaitu sejauh mana pekerjaan tersebut dibagi-bagi ke dalam pekerjaan-pekerjaan.
[5:14]Nah, spesialisasi ini kenapa disebut spesialisasi? Karena ketika sudah dibagi, maka satu tugas tersebut diberikan atau dilimpahkan kepada satu orang pekerja.
[5:25]Misalnya, satu orang pekerja itu jabatannya adalah sekretaris misalnya. Maka sekretaris ini salah satu tugasnya adalah mengatur jadwal direktur misalnya.
[5:37]Maka dia akan spesialisasi di situ. Itu namanya spesialisasi.
[5:40]Orang lain tidak boleh eh ini, tidak boleh ikut ke situ. Jadi memang yang bertanggung jawab untuk mengatur jadwal apa mengatur jadwal si eh direktur adalah si sekretaris tadi.
[5:51]Enggak bisa misalnya walaupun manajer pemasaran dia itu dekat gitu ya, teman-teman baiknya direktur enggak bisa dia ngatur-ngatur jadwalnya si direktur.
[6:11]Jadi pekerjaan itu ada spesialisasinya. Nah, kemudian misalnya untuk membuat materi promosi misalnya.
[6:19]Itu terletak spesialisasinya di bagian pemasaran misalnya. Nah, jadi spesialisasi itu apa? Division of labor, pembagian tugas, pembagian pekerjaan-pekerjaan.
[6:30]Apa saja ininya? Apa saja keuntungannya kalau kita melaksanakan spesialisasi?
[6:33]Pertama pasti efisien. Nah, Anda bayangkan saja kalau misalnya tugasnya adalah membuat laporan keuangan misalnya, ya kan?
[6:42]Mungkin pada awal dia bikin laporan keuangan mungkin butuh waktu yang agak lama. Tapi kalau itu pekerjaannya setiap hari dan itu dilaksanakan secara terus-menerus, pasti akan menjadi ahli.
[6:51]Sehingga ketika dia mengerjakan itu akan menjadi efisien, dia bisa bekerja lebih cepat dan pekerjaannya itu lebih apa namanya? Lebih teliti dan lebih benar gitu.
[7:00]Kemudian dapat meningkatkan skill para pegawai karena bekerja itu diulang-ulang terus diulang-ulang terus diulang-ulang terus ya lama-lama dia pasti akan meningkat keterampilannya.
[7:11]Kemudian down time-nya itu semakin kurang. Down time itu adalah apa ya? Waktu menganggur.
[7:20]Jadi waktu menganggur itu misalnya kita punya tugas.
[7:24]Sebelum kita laksanakan kita pikir dulu ini gimana ya caranya melaksanakannya gitu.
[7:27]Nah, itu sudah down time. Jadi down time itu kalau kita melaksanakan spesialisasi down time-nya semakin kurang, kenapa? Dia langsung bekerja saja karena itu sudah spesialisasi tugas yang dia laksanakan.
[7:38]Nah, training juga bisa jadi lebih efisien.
[7:43]Karena kalau sudah ada spesialisasi, kalau kita mengadakan training marketing misalnya, ya kita yang kita latih adalah orang-orang yang mengerjakan marketing saja.
[7:51]Jadi training atau pelatihan bisa lebih efisien. Kemudian bisa membuat pegawai itu menggunakan peralatan-peralatan yang terspesialisasi juga.
[8:00]Jadi itulah work specialization atau penugasan secara khusus gitu ya, penugasan secara khusus.
[8:06]Nah, tadi saya memberikan contoh misalnya seorang sekretaris itu salah satu tugasnya adalah membuat jadwal si atasan atau direktur.
[8:16]Bukan berarti spesialisasinya itu saja. Jadi satu orang pegawai itu dia bisa jadi memiliki berbagai macam spesialisasi.
[8:26]Jadi selain dia mengatur eh apa namanya? mengatur eh jadwal dari si atasannya, tapi dia juga dispesialisasikan untuk membuat surat-menyurat misalnya, atau dia dispesialisasikan untuk lain-lain sebagainya.
[8:44]Nah, itu. Jadi satu orang dalam satu ini, dia bisa memiliki berbagai macam tugas.
[8:47]Cuman pembagian tugas itu menjadi jelas. Jadi si A ini tugasnya adalah A B C D E, si B tugasnya adalah A B C D E yang berbeda gitu. Nah, itu namanya adalah spesialisasi.
[8:56]Oke, kemudian jika sudah ada spesialisasi, maka kita bisa kelompok-kelompokkan.
[9:03]Nah, pengelompokkan tugas atau spesialisasi itu bisa kita lakukan berdasarkan apa? Berdasarkan fungsi misalnya.
[9:12]Ya kan? Misalnya berdasarkan fungsi.
[9:19]Tugas pertama adalah membuat materi promosi, itu spesialisasi pertama. Tugas kedua adalah membuat materi iklan misalnya. Tugas ketiga adalah membuat poster.
[9:26]Tugas ketiga adalah membuat ini. Secara fungsi ini adalah pekerjaan orang marketing semua, maka kita kelompokkan menjadi departemen marketing, ya kan?
[9:36]Atau misalnya berdasarkan produk.
[9:39]Nah, kita punya pegawai yang khusus membuat produk HP tipe A. Juga ada pegawai yang khusus untuk membuat produk tipe B.
[9:50]Mereka masing-masing punya spesialisasi berdasarkan produk. Jadi pegawai ini sekelompok di sini, pegawai ini sekelompok di sini, itu berdasarkan produk. Atau bisa juga berdasarkan geografi.
[10:00]Kita kalau seandainya punya organisasi yang besar, yang sudah ada memiliki berbagai macam lokasi misalnya, bisa jadi dalam satu kota yang sama atau di berbagai kota atau bahkan di berbagai negara, ya kita bikin departemennya berdasarkan lokasi.
[10:16]Jadi misalnya, eh departemen Bukittinggi misalnya, departemen Padang misalnya, departemen lain-lain. Kemudian bisa juga berdasarkan proses atau bisa juga berdasarkan customer, customer yang dilayani.
[10:27]Ini grupnya khusus untuk konsumen usia milenial misalnya. Maka dia dilatih dan memiliki keterampilan yang sesuai dengan seleranya milenial.
[10:35]Milenial itu dia sukanya lebih cepat, dia sukanya eh apa eh efisien dan lain-lain sebagainya.
[10:43]Sementara kelompok ini dia akan melayani kelompok yang baby boomer atau yang lebih tua. Karakter milenial dan baby boomer berbeda sehingga ketika dilayani juga mereka butuh pelayanan yang berbeda.
[10:54]Baby boomer misalnya butuh penjelasan yang lebih bagus misalnya, atau pelayanan yang lebih ramah dan lain-lain sebagainya. Nah, itu adalah departmentalization.
[11:06]Kemudian, authority. Authority itu adalah otoritas, ya kan? Jadi, hak yang terdapat pada sebuah posisi manajer untuk dia itu memberikan perintah dan harus dipatuhi oleh di bawah. Itu namanya otoritas.
[11:38]Nah, chain of command itu maksudnya rantai komando. The unbroken line of authority that extends from the top of the organization to the lowest echelon and clarifies who reports to whom.
[11:49]Jadi rantai komando itu ya seperti rantai, rantai itu kan tidak putus-putus, dia selalu menyambung dari atas sampai ke bawah.
[11:57]Jadi kalau seandainya di bawah itu tidak bisa langsung ke atas, tapi dari bawah misalnya ada laporan dia pindah ke rantai ke atasnya.
[12:03]Kalau seandainya tidak bisa diselesaikan, pindah lagi ke rantai atasnya, pindah ke atasnya. Jadi ketika ada rantai komando tersebut itu jelas.
[12:10]Si A dia harus lapor kepada atasannya si A. Jangan lapornya kepada atasannya yang lain gitu yang di kelompok B misalnya.
[12:20]Nah, itu chain of command. Jadi chain of command itu adalah unbroken line. Jadi tidak terputus dari atas sampai ke bawah dan itu jelas tingkatan-tingkatannya.
[12:30]Kemudian selanjutnya unity of command, a subordinate should have only one superior to whom he or she is directly responsible.
[12:37]Jadi setiap pegawai, setiap personal organisasi itu itu dia memiliki direct atau atasan langsung gitu, atasan langsung.
[12:47]Masing-masing kita pasti punya kalau sudah bekerja atau berada dalam organisasi.
[12:52]Direct eh apa atasan yang direct itu atau atasan langsung itu, berarti itulah yang yang menjadi tempat kita melapor.
[13:00]Ya kan? Dan dialah yang memiliki otoritas kepada kita.
[13:04]Nah, dari chain of command, unity of command ini dia dijelaskan. Jadi eh tidak asal, tidak ini.
[13:10]Jangan sampai misalnya mentang-mentang ini misalnya dia manajer keuangan, dia bisa nyuruh seluruh yang pegawai bawah. Enggak mungkin. Kalau minta tolong ya bisa. Tapi secara chain of command, unity of command dan otoritas itu menyalahi.
[13:25]Jadi makanya dalam sebuah organisasi itu karena dia memiliki personel yang banyak, posisi itu harus jelas, tugas itu harus jelas.
[13:30]Kalau itu tidak jelaskan, ya ini akan jadinya bisa jadi kacau.
[13:35]Oke, span of control, seberapa banyak subordinate atau pegawai yang bisa dihandle secara efisien dan secara efektif, ya kan? Nah, dalam teorinya, dalam konsepnya semakin panjang span of control itu, maka organisasi akan semakin efisien.
[13:54]Daripada span of control itu pendek ke bawahnya panjang gitu. Karena kalau seperti itu, eh komunikasinya jadi lama.
[14:02]Jadi di bawah lapor ke atas, lapor ke atas, lapor ke atas. Tapi kalau span of control-nya panjang artinya satu manajer dia memiliki banyak pegawai, itu komunikasinya lebih cepat.
[14:20]Nah, itu namanya eh apa eh span of control-nya yang lebar atau white. Nah, sementara kalau yang narrow, yang narrow itu yang seperti ini.
[14:23]Jadi span of control-nya satu manajer punya dua, manajer ada dua lagi, manajer ada dua lagi.
[14:31]Nah, itu namanya narrow. Jadi betapa banyaknya gaji yang harus diinikan tunjangan yang harus kan banyak manajer.
[14:38]Tapi kalau yang wider, satu manajer di bawahnya banyak, yaitu tentu lebih efisien pengeluaran dari perusahaan ya.
[15:04]Kemudian kalau vertikal itu komunikasinya jadi lebih kompleks. Coba dibayangkan kalau misalnya yang apa yang vertikal komunikasi ya tinggal satu tingkat saja.
[15:13]Dia banyak, tapi atasannya satu. Jadi dia langsung komunikasi. Tapi kalau yang narrow, yang seperti ini, dia komunikasi dari sini harus ke atas dulu, ke atas dulu, ke atas dulu karena span of control-nya narrow.
[15:26]Ya kan? Kemudian overly tight supervision serta otonominya menjadi kurang kalau seandainya narrow.
[15:33]Jadi dalam manajemen modern yang diminta itu adalah span of control yang wide atau yang lebar, bukan span of control yang narrow atau yang sempit.
[15:44]Nah, makanya pada saat ini keterampilan manajemen itu kan semakin dituntut di mana saja. Karena bagi perusahaan itu satu manajer itu dia harus bisa atau harus mampu mengelola sekian banyak pegawai di bawahnya.
[15:59]Tidak seperti dulu. Kalau dulu ya dua tiga orang pegawai ada satu supervisor, dua tiga pegawai ada satu supervisor.
[16:05]Sekarang tidak seperti itu lagi karena sudah ada efisiensi. Oke, nah, ini span of control.
[16:11]Yang eh apa namanya? yang eh narrow dan yang white.
[16:20]Yang white itu adalah yang kuning, yang narrow itu adalah yang hijau. Bisa kita lihat dengan ini eh apa namanya? dengan jumlah pegawai yang sama, ya kan?
[16:34]Jumlah manajer pada yang hijau itu jadi 1.365.
[16:40]Saking banyaknya jabatan karena narrow. Sementara yang kuning atau yang white, satu orang manajer itu dia bertanggung jawab terhadap delapan orang pegawai sehingga bisa lebih efisien.
[17:25]Kemudian kita bisa juga lihat dari dua gambar ini. Yang hijau itu lebih tinggi struktur organisasinya.
[17:34]Sehingga komunikasinya juga lebih sulit. Sementara yang kuning itu eh lebih kecil.
[17:41]Nah, jika kita bayangkan misalnya eh pegawai itu berada pada posisi terbawah, ya kan? di yang hijau berarti dia ada di posisi 7.
[17:51]Sementara kalau yang di kuning yang white, itu dia ada di posisi 5, sehingga komunikasinya untuk ke top manager itu lebih singkat.
[18:00]Oke, kemudian sentralisasi dan desentralisasi seperti yang sudah dijelaskan pada awal tadi, sentralisasi itu adalah pengambilan keputusan itu terkonsentrasi pada satu poin.
[18:10]Biasanya satu poin itu adalah atasan yang tertinggi. Sementara desentralisasi itu sudah terjadi eh apa namanya? Pembagian ini, pembagian wewenang.
[18:45]Sehingga pengambilan keputusan itu bisa lebih cepat. Pertama. Kemudian yang kedua, si pengambil keputusan juga orang yang sangat berkompeten di bidangnya tersebut karena kita sudah membikin atau sudah membuat tadi departemen-departementalization.
[19:00]Kemudian yang terakhir adalah formalization. Atau sejauh mana sebuah pekerjaan itu distandarkan, dibikin peraturannya, dibikin SOP-nya serta dibikin ketentuan-ketentuannya, maka itu adalah formalization.
[19:13]Oke, itu adalah berbagai istilah yang harus kita ketahui pada saat membahas organizational structure. Nah, ini adalah contoh eh white.
[19:26]Eh yang white, yang yang lebar. Jadi satu manajer itu bisa membawahi 1 2 3 4 5 6, ada enam pegawai di bawahnya.
[19:38]Atau biasa disebut simple structure. Jadi departmentalization-nya tidak begitu banyak, span of control-nya juga white, authority-nya centralize pada satu orang pemilik.
[19:51]Serta formalization-nya tidak terlalu banyak. Nah, ini kemudian contoh kedua birokrasi, structure-nya itu sangat ini sangat rutin.
[20:00]Nah, kalau yang birokrasi sangat rutin, kemudian spesialisasinya sangat tinggi, dia sangat formal. Peraturan dan regulasinya juga sangat jelas.
[20:10]Kemudian tugas-tugas juga secara kaku dibagi kepada berbagai fungsi dan departemen. Kemudian komandonya juga centralize.
[20:17]Biasanya span of control-nya juga narrow. Ini biasanya disebut sebagai birokrasi. Nah, organizational design yang birokrasi. Nah, birokrasi ini tidak selalu jelek.
[20:30]Karena ada beberapa kelebihan, di dalam organisasi itu tidak selalu kita harus membuat struktur organisasi yang white atau yang narrow.
[20:41]Eh karena birokrasi sebenarnya juga ada kelebihan. Pertama, economy of scale-nya tinggi.
[20:48]Maksudnya, dalam bekerja itu bisa lebih efisien karena dia kan bersifat birokrasi sehingga eh apa namanya dengan instruksi yang jelas pekerjaan juga bisa lebih cepat selesai.
[21:00]Kemudian komunikasi bisa juga lebih cepat karena jelas kita harus bertanya kepada siapa.
[21:05]Kemudian decision making-nya juga centralized. Sementara weakness-nya, eh biasanya subunit itu dia akan memiliki konflik dengan tujuan-tujuan organisasi.
[21:19]Kemudian organisasi tersebut karena dia sifatnya birokrasi, dia terlalu eh apa namanya? Terlalu obsesif terhadap peraturan-peraturan dan regulasi.
[21:30]Jadi kurang kreatif. Nah, kemudian employee atau pegawai biasanya juga tidak terlalu tertarik untuk menyelesaikan permasalahan karena dia bersifat birokrasi.
[21:40]Jadi begitu ada ketemu permasalahan, pegawai itu biasanya dia akan lepas tangan dan akan menyerahkan kepada para atasannya. Itu adalah kelemahan-kelemahan dari birokrasi.
[21:54]Oke, demikian saja pertemuan kita kali ini. Kita lanjutkan pada video berikutnya.
