✅💰Tutorial control de GASTOS y PROVEEDORES en (SOFT RESTAURANT #10)

[0:00]Hola, amigos, bienvenidos nuevamente a su canal para la mejora continua de su restaurante. El día de hoy vamos a atender dos dudas muy concretas que me han estado dejando en los comentarios y en los mensajes diferentes que hemos estado recibiendo en las redes sociales. El primero es cómo llevar correctamente un catálogo de proveedores. Y cuáles son sus funciones y el segundo es cómo registrar gastos en Soft Restaurant. Esta es una pregunta muy común, ¿puedo registrar los gastos en Soft Restaurant? La respuesta es sí, podemos tener una relación de gastos y generar una serie de reportes que nos permitan obtener información acerca de estos gastos. Eh, esta esta versión que estamos utilizando para este ejercicio es la nueva versión 10, eh pero también es aplicable para algunas versiones anteriores de Soft Restaurant. Antes de poner manos a la obra, no olvides suscribirte al canal y dejarme tu comentario aquí en la parte de abajo para que me digas sobre qué más quieres tutoriales, qué información quieres saber específicamente. Pues bien, vamos a poner manos a la obra en el tema de gastos y proveedores. Bien, vamos a empezar con el tema de proveedores. Lo primero que quiero que consideres y que tomes en cuenta es por qué debemos de tener un catálogo de proveedores debidamente llenado. Hay varias razones específicas por las cuales esto es importante. La primera es porque obviamente es una ficha o un archivo que sirve específico y muy concreto a tu área de compras para poder llevar un registro específico de sus proveedores, es decir, tener teléfonos, números de contacto, correos electrónicos, ejecutivos, a ver si tienes crédito con ellos, etcétera, ¿no? Esa es una razón importante. La segunda razón es porque mediante estos proveedores vamos a hacer compras y órdenes de compra. Eh, cuando tengas configurado tu sistema para poder hacer estos movimientos vas a poder generar órdenes de compra automáticas y capturar compras relacionadas por proveedor y eso te va a permitir tener reportes muy concretos. Y la última es que podemos tener proveedores adicionales a la materia prima que nos brinden algunos servicios específicos. Los cuales voy a poder eh registrar mediante el tema de los gastos. Es muy importante que consideremos que esto debe estar debidamente llenado. Ahora, ¿dónde lleno esto en el sistema? Primero tengo mi catálogo de eh mi menú de catálogos y voy a proveedores. Ojo, obviamente tienes que tener un usuario con todas las características de seguridad específicas para que funcione esto correctamente. Muy bien. Entonces voy a entrar aquí a mi menú, catálogos, proveedores. Y voy a empezar a registrar, del lado izquierdo voy a empezar a ver toda la lista de los proveedores que previamente ya tengo registrados. Obviamente si mi sistema es nuevo o no he registrado ninguno, esto va a aparecer en blanco. Si yo quiero agregar nuevo le voy a dar aquí click en nuevo registro y el sistema por default me asigna una clave, ¿sí? Esa clave eh es una clave consecutiva, si se fijan aquí ya tengo registrados algunos, es una clave consecutiva, ¿sí? que genera automáticamente. Pero si tuviera yo una clave propia también lo puedo capturar sin ningún problema, es que yo previamente ya tengo creado un catálogo de proveedores. En nombre voy a poner el nombre comercial del establecimiento del proveedor, ¿sí? Por ejemplo, en este caso yo tengo un proveedor que se llama Superalimentos Mexicanos, ese es un nombre comercial, ¿no? Eh y eh bueno, pues ahí lo puedo identificar en base a el nombre comercial que utilice este proveedor. Después tengo el campo de razón social que aquí en México la razón social es la es el nombre fiscal que se tiene registrado ante las autoridades fiscales. En este caso en México es el SAT, en tu país pues cualquier autoridad fiscal, ¿no? Y entonces el nombre ya puede ser Superalimentos Mexicanos SADCB o SRRL, ¿sí? etcétera. También podría ser una persona física, podría tener el nombre de un de un contribuyente, de una persona, un nombre propio donde pues esa es su razón social y está registrado ahí ante el contribuyente. También puedo registrar su dirección específica, donde pues yo puedo eh poner concretamente el domicilio físico o fiscal que tiene ese mismo proveedor, ¿sí? a su vez también puedo poner un código postal y puedo poner un RFC que en México es eh la clave eh fiscal o o registro fiscal, ¿sí? correctamente cómo lo tiene el proveedor, eso es también un un registro que proporciona las autoridades fiscales y bueno, pues el proveedor lo puede tener, ¿no? Puedo registrar un número telefónico también. Aquí el sistema tiene fax, obviamente pues esto ya no está en uso, pero también puedo registrar un correo electrónico, ¿sí? donde pueda tener una comunicación concreta con el proveedor. Ahora, este correo o este dato del correo es importante, ¿por qué? Porque como les mencionaba al principio del video, cuando yo ya tenga configurado previamente eh órdenes de compra, cuando lo ocupe, pues enviar órdenes de compra, precisamente puede tomar el email de este campo. Entonces, obviamente, es un dato importante. Claro, también si no lo tengo en el momento, pues no pasa nada, ¿no? Puedo simplemente poner una X o poner alguna cuenta de correo que tenga en el momento y después actualizarla. Después viene el campo de crédito. Ojo, es bien importante también que si yo voy a llevar un pequeño control de pago de saldos de proveedores dentro de Soft Restaurant, porque lo puedo llevar, ¿sí? tengo que especificar si manejo crédito y los días de crédito que me da ese ese proveedor. ¿Para qué? Para que a la hora que también saque un reporte de saldos y vigencias, bueno, me diga si el documento en el que estoy eh ya abonando o pagando está eh vigente o está cabo. Okay, tipo de proveedor. Puedo llevar un registro de proveedores o tipos de proveedores muy concretos. En este caso yo lo voy a dejar general, ¿sí? y el estatus es alta, ¿okay? Siempre debe ser alta para que yo lo pueda seguir viendo. Si en algún momento tuviera yo un proveedor ya dado de alta, pero que ya no le voy a comprar o ya no existe, ya desapareció, etcétera, pudiera cambiarlo al estatus baja. Esto qué genera? Pues que ya no me aparezca en los reportes ni en los movimientos de compras y órdenes de compras, ¿okay? Pero normalmente voy a tener alta y finalmente cuenta contable. Este campo solamente lo lleno si tengo un enlace con algún sistema contable y previamente yo ya registré las cuentas contables a las que va a afectar. Una vez que tengo estos datos le doy guardar y queda registrado mi proveedor. Si fuera necesario hacer alguna edición de algún dato, pues tengo aquí el botón editar y pudiera cambiar algún dato específicamente que yo tenga de manera incorrecta y lo vuelva a guardar. Aunque aquí vemos el botón eliminar, ¿sí? eliminar no será posible si ya este proveedor lo tengo ligado a compras, órdenes de compras o algún movimiento en concreto. Entonces, eliminar nunca será una opción, para eso, como les mencionaba hace un momento, es mejor tenerlo de baja para que ya no esté incidiendo en mi en mis funciones correctas, cotidianas del Soft Restaurant, ¿okay? Esta es la manera correcta de llenar una ficha de proveedores. Obviamente, como ustedes pueden apreciar, pues me va quedando un dato, sí, me van quedando datos, sí, que son importantes. Es mucho mejor tener los datos completos para efectos de información que tener algo así, ¿no? Porque obviamente si intento darlo de alta solo para efectos de compras o movimientos y no cuento con todos los datos, no me lo va a permitir el sistema, tengo que tenerlo de esta manera, ¿no? Para que pues pueda eh guardarlo y ya pueda hacer algún tipo de movimiento con él. Entonces, bueno, lo ideal o lo recomendable siempre es llenar estos datos porque obviamente me sirve de ficha y me sirve para movimientos posteriores, como lo vamos a ver un poco más adelante. Antes de continuar, no olvide suscribirte al canal nuevamente, donde vamos a seguirte dando mucho valor, mucha información y mucho contenido de Soft Restaurant. Así mismo también te dejo una liga para que me digas qué es el problema, qué problema tienes con Soft Restaurant, qué quieres saber. Déjame ahí tu comentario y te puedo agendar una sesión de 45 minutos gratis para poder revisar y ayudarte a resolver algún problema con Soft Restaurant. Bien, continuando con el tutorial, ahora vamos a ver el tema de los gastos, ¿no? Y esto es bien interesante, porque es una pregunta muy común. Primero tengo que tener acceso al menú operaciones y aquí tengo el menú gastos, ¿no? Y puedo tener acceso a tres menús. Tipos de gastos. Yo, obviamente, aquí puedo ir clasificando los gastos en función de tareas específicas o de áreas específicas, ¿no? Por ejemplo, aquí puedo poner gastos fijos, que ya tengo uno, gastos de mantenimiento. Sí, es el gasto número dos. Puedo poner un gasto que se llame nóminas, ¿sí? es una clasificación que me va a permitir, ¿sí? este ir agrupando esos gastos de manera en la que pueda generar esa información como tal. A su vez, puedo también tener la opción de eh subtipos de gastos. Esto es importante porque, bueno, puedo yo ligar aquí en base a un gasto específico, sí, ya ir ligando cosas importantes. Por ejemplo, en este caso yo lo puedo poner mantenimiento a equipos, ese es un subtipo de gastos y si tengo un proveedor ligado a eso, como yo ya tengo uno, ¿sí? se llama Soluciones Integrales de Mantenimiento, lo puedo generar. Puedo tener a su vez algún otro otro tipo de gasto adicional, como algún gasto fijo, que donde yo pudiera aquí registrar al proveedor de la renta, etcétera, ¿no? Entonces, estos subtipos de gastos también me permite irme organizando correctamente mi eh mi estructura de gastos para irla registrando. Finalmente, voy a ver o registrar ya mis gastos, ¿okay? Esto es bien importante porque, bueno, pues es una herramienta super útil y que muy poca gente utiliza. ¿Cómo puedo registrar un gasto? Muy sencillo. Vamos al botón de nuevo, ¿sí? Puedo tener gastos directos, es decir, sin tener que haber registrado un tipo de gasto o un subtipo, un proveedor, puedo simplemente hacer un registro directo, por ejemplo, pago de Sky e Internet. Aquí en México, el Sky es un servicio de este televisión satelital, ¿sí? Que puedo registrarlo y lo puedo registrar directamente aquí, ¿no? Como por ejemplo, pago de Sky. Sí, puedo decir $500 pesos o $1000 pesos, el monto que yo quiera, ¿sí? Si graba algún tipo de IVA, si es correcto esto, pues bueno, me dará el importe si fuera no grabase IVA, bueno, lo puedo hacer que no grabe, ¿no? Puedo registrar alguna cosa adicional como pago de Internet. Sí, lo puedo registrar también, ¿sí? Y obviamente pues el el sistema me va dando esa información. Una vez que yo ya lo tengo listo, lo guardo sin ningún problema, me dice que están correctos los datos, le digo que sí y ya tengo mi registro. También puedo registrar algo mucho más complejo, por ejemplo, reparación de estufa, ¿okay? Sí, entonces puedo tener gasto de mantenimiento, si tuviera un enlace con cuenta contable lo podría hacer. Y aquí sí puedo registrar mantenimiento a equipos, ¿okay? Como mantenimiento a equipos lo hace Soluciones Integrales de Mantenimiento, bueno, lo puedo hacer. Y ya lo registro, como reparación de estufa, cocina principal, ¿okay? Esto fue un costo de $1,500 pesos más el IVA, ¿sí? Y ya me permite tener ese registro. De esta manera puedo ir registrando concretamente los gastos en Soft Restaurant. ¿Para qué? Para que al final pueda generar un reporte muy concreto. Nos vamos aquí al menú de reportes, administración y gastos, ¿okay? Entonces puedo generar un reporte de gastos sin ningún problema de un periodo específico, ¿sí? Aquí de eh algún alguna de las categorías específicas, lo puedo agrupar por tipo y subtipo, lo puedo agregar por proveedor, ¿sí? Pueden ser un proveedor, pueden ser todos, etcétera, ¿sí? ningún problema y vamos a ver cómo se ve esto como un reporte. Okay, aquí vemos que tenemos eh la reparación de la estufa, ¿sí? Por 1500 y tenemos el pago de Sky Internet y al final me va totalizando. Si yo quiero verlo un poquito más eh a detalle, lo puedo poner por tipo y subtipo, ¿sí? Y sin ningún problema me muestra ya un detalle muy concreto, es decir, por gasto de mantenimiento, mantenimiento de equipos, ¿sí? O sin subtipo y voy viendo tanto el subtotal, los impuestos y el total, ¿no? Y pudiera ver también solamente por un proveedor específico, por ejemplo, Soluciones Integrales de Mantenimiento, ¿sí? Y voy viendo sus gastos en concreto nada más para ir generando mis reportes. Recuerden que esta información, sí, la puedo exportar a Excel y esto me puede ayudar a ir llevando archivos muy específicos de eh este apartado. Ojo, no hay que confundir los gastos con compras. Las compras son otra cosa, aquí es para llevar un registro de gastos que no tienen que ver directamente con la materia prima ni con nada de esos esas preparaciones. Aquí simplemente llevo un registro de todos aquellos gastos, ¿sí? que son fuera de la materia prima, pero que tienen relación directa con el restaurante y que necesito eh registrar o llevar un control. Si bien hay eh algunas personas que aquí también llevan el registro de compras porque no manejan el inventario correctamente, pues no es lo ideal. Se puede hacer, pero no es lo ideal, esto es específicamente para llevar un control de gastos. Pues bien, amigos, eso es todo en este tutorial. Espero que te sirva, ¿sí? que eh sea útil para ti y que puedas utilizar una nueva herramienta más con Soft Restaurant. Recuerda, no olvides suscribirte al canal, ver los tutoriales. También te dejo aquí la eh la liga para el tutorial de gestión de restaurantes, donde puedes tú también ver información útil para tu restaurante, adicional al sistema Soft Restaurant. Nos vemos en el próximo video.