[0:00]Hola, qué gusto que estés aquí. Hoy te voy a hablar acerca de metodologías ágiles versus metodologías tradicionales en la gestión de proyectos. Mi nombre es Joana López y este es el canal de OPM Integral donde te hablo acerca de entorno, estrategias, proyectos, programas, portafolio, PMO y cambio organizacional. Si aún no te has suscrito, te invito a que lo hagas y le des a la campanita de notificaciones para que no te pierdas ninguno de mis videos, ya que publico con frecuencia contenido de valor acerca de la dirección organizacional de proyectos. El término ágil suena muy bien y es muy popular en la gestión de proyectos, pero realmente no debemos hablar de metodologías ágiles y metodologías tradicionales. Debemos hablar sobre enfoques predictivos y enfoques adaptativos. Los enfoques predictivos se utilizan cuando se puede predecir el trabajo que se va a ejecutar en un proyecto, mientras que los enfoques adaptativos se utilizan cuando no podemos predecir el trabajo de un proyecto. Y esto va a depender de la naturaleza del proyecto y del contexto donde este se está ejecutando. Compremos los enfoques predictivos y adaptativos con una cirugía. Las cirugías pueden ser intervenciones quirúrgicas e invasivas o no invasivas. Las intervenciones invasivas serían una intervención tradicional donde el cirujano realiza una incisión realmente un poco grande para realizar la operación al paciente. Mientras que en las operaciones no invasivas, el cirujano realiza pequeñas incisiones y utiliza instrumentos especializados para llevar a cabo la cirugía. ¿De qué depende de que a un paciente se le realice una cirugía invasiva o una cirugía no invasiva? Pues dependerá de la condición del paciente. Igualmente ocurre en el caso de los proyectos. Dependiendo del contexto del proyecto, sabremos si debemos llevarlo a cabo bajo un enfoque predictivo o bajo un enfoque adaptativo. Y también sabremos cómo vamos a estar realizando la planificación de acuerdo al enfoque y cómo se va a organizar el equipo del proyecto. Entonces, el ciclo de vida de los proyectos puede variar desde enfoques predictivos hasta enfoques adaptativos, incluso enfoques híbridos. Acompáñame a la computadora que tengo información gráfica sobre los enfoques predictivos y en los enfoques adaptativos en la gestión de proyectos. En primer lugar, quise traer este gráfico, tomado de la guía práctica del Ágil del PMI, que señala que Ágil es un término genérico para muchos enfoques. Esta guía hace referencia que utilizan el término enfoque, método, prácticas, técnicas o marco de referencia como una misma cosa. Se puede observar en el diagrama que estos enfoques ágiles están basados en pensamiento Lin, ya que toman conceptos como centrarse en el valor, lotes pequeños de pequeños tamaños y la eliminación de residuos. Dentro de los enfoques que se consideran ágil, tenemos Kanban, Scrum, los métodos Crystal, Scrum, que es una combinación entre Scrum y Kanban, Extreme Programming, el método de desarrollo basado en características, el proceso unificado ágil y los desarrollos basados en sistemas dinámicos. Todos estos enfoques ágil toman valores o principios del Manifiesto para el desarrollo ágil de software que fue definido por los líderes de la industria del software en el año 2001. Probablemente los enfoques de gestión de proyectos sigan evolucionando con el tiempo. Los gerentes de proyectos debemos conocer los nuevos enfoques que vayan surgiendo de gestión de proyectos e implementarlo de acuerdo a los contextos de los proyectos que estemos desarrollando. Los ciclos de vidas de los proyectos pueden ser predictivos o adaptativos. Los ciclos de vidas predictivos están orientados al plan, mientras que los adaptativos se se utilizan cuando se gestionan objetivos y alcances cambiantes en los proyectos. Los ciclos de vidas adaptativos se dividen en iterativos, incrementales, en orientados al cambio o o ágiles, pero también puede existir ciclos de vida que utilicen modelos híbridos. Es decir, podemos tener un proyecto predictivo que algún componente o entregable se pueda gestionar bajo un ciclo de vida adaptativo o un proyecto con ciclo de vida adaptativo donde alguna parte del proyecto se pueda gestionar con un enfoque predictivo. De acuerdo al contexto del proyecto podríamos determinar cuál es el enfoque o el ciclo de vida que podemos estar utilizando para el proyecto. En este caso, en este diagrama, tenemos considerado dos aspectos para la determinación del tipo de enfoque a utilizar, que es el grado de cambio del proyecto y la frecuencia con la cual se realizan entregas en el proyecto. Si tenemos un proyecto con bajo grado de cambio y baja frecuencia de entrega, estaríamos hablando de un proyecto predictivo. Si el proyecto tiene bajo grado de cambio pero una alta frecuencia de entrega a la organización, es un proyecto incremental. Si el proyecto tiene un alto grado de cambio y una baja frecuencia de entrega es un proyecto iterativo y si tenemos un alto grado de cambio y una alta frecuencia de entrega, estamos hablando de un proyecto ágil. La incertidumbre en el contexto de los proyectos es muy importante. Cuando tenemos una incertidumbre elevada, se tienen altas tasas de cambio dentro de los proyectos y eso hace que los proyectos sean más complejos. A medida que va aumentando la incertidumbre aumenta el riesgo de que se haga retrabajo. Por esta razón se utilizan enfoques que permitan abordar la incertidumbre a través de pequeños incrementos de trabajo y así los equipos pueden comprender mejor los requisitos de los clientes.
[6:17]A continuación vamos a ver un concepto que se denomina continuo de los ciclos de vida del proyecto. Que establece una línea recta de los ciclos de vida de los proyectos que van desde los proyectos predictivos, iterativos, incrementales hasta los ágiles. Los ciclos de vida del proyecto predictivos se aprovechan de prácticas probadas y conocidas para gestionar los proyectos. Y dado que tienen baja incertidumbre, permite segmentar el trabajo en secuencias predecibles, de allí su nombre de de ciclos predictivos. Los ciclos iterativos permiten obtener retroalimentación del trabajo que aún no se ha terminado y así se va mejorando el trabajo. Y los ciclos de vida incrementales proporcionan entregables terminados para que los clientes puedan utilizarlos de manera inmediata. En el caso de los ciclos de vida ágiles, se aprovechan de las características de los ciclos de vida iterativos e incrementales, el equipo va obteniendo retroalimentación temprana y le da al cliente visibilidad y confianza. Y estas entregas tempranas pueden permitir un logro anticipado del retorno de la inversión. En el caso de los ciclos de vida predictivos, los requisitos se definen por adelantado antes de iniciar el trabajo del proyecto. En los ciclos de vida iterativos e incrementales, los requisitos se van elaborando a intervalos periódicos durante la entrega y en los ciclos ágiles se elaboran con frecuencia durante la entrega. La entrega en los ciclos predictivos consiste en un único producto al final de la línea de tiempo del proyecto. En los ciclos iterativos e incrementales va dividida en subconjuntos del producto global y en los ciclos ágiles es un subconjunto del producto global, pero van valorados por el cliente. El cambio en los ciclos de vida predictivos es se restringe lo más que se pueda. En los iterativos e incrementales, se incorporan a intervalos periódicos y en los ciclos ágiles en tiempo real durante la entrega. Los interesados clave en los ciclos predictivos se involucran en hitos específicos. En los iterativos e incrementales se involucran periódicamente y en los ágiles se involucran continuamente. Los riesgos y los costos en los ciclos predictivos se controlan mediante una planificación detallada. En los ciclos iterativos e incrementales se controla mediante elaboración progresiva de los planes y en los ciclos ágiles son controlados a medida que surgen los requisitos y las limitaciones. Veamos otras características de los ciclos de vida predictivos. Primero, hay certidumbre y por tanto bajo riesgo y eso permite que las actividades puedan ser ejecutadas en serie. Los planes se detallan por adelantado para saber qué entregar y cómo el plan dirige el trabajo. Los requisitos se documentan con el mayor detalle posible y expresan restricciones para administrar los riesgos y los costos. Y el progreso se va midiendo con el plan detallado, se van monitoreando y controlando los cambios que podrían afectar el alcance, el cronograma o el presupuesto del proyecto. Y el valor se entrega hasta el final del proyecto. En los ciclos de vida adaptativo ayudan a hacer entregas frecuentes e incrementales y por eso es que estos métodos se concentran en pequeños lotes de trabajo. Y estos pequeños lotes permiten que se descubran inconsistencias y problemas de calidad de manera temprana en el ciclo de vida de los proyectos cuando los costos de los cambios son más bajos.
[10:11]Los ciclos de vida adaptativos son ideales en ambientes nuevos o novedosos, como por ejemplo, con cambios de las tecnologías o en tecnologías disruptivas. En proyectos que requieren investigación y desarrollo, que presentan altas tasas de cambio en un proyecto cuyos requisitos son cambiantes y están en ambientes de incertidumbre. Y también se caracterizan que al incluir un pequeño incremento que se va probando y revisando, esto ayuda a explorar la incertidumbre a un bajo costo y en corto tiempo a reducir los riesgos y a maximizar las entregas al negocio.
[10:51]En cuanto a la planificación en los distintos enfoques de vida de los proyectos, podemos decir que en todos los enfoques se ejecutan procesos de planificación. La diferencia es en cuánta planeación se hace y cuándo se hace la planeación.
[11:06]En referencia a la implementación de enfoques ágiles, se debe destacar que la PMO u oficina de gestión de proyectos, debe ser la responsable de llevar a cabo la implementación de este tipo de enfoques. En las tarjetas, te dejo un video acerca de las funciones de la PMO. Es importante tener en cuenta que el objetivo no es ser ágil en sí mismo, sino utilizar el enfoque acorde al contexto del proyecto y que se genere de esta manera, se genere el mayor valor al negocio. Cuál es la relación del director del proyecto y los distintos enfoques de ciclo de vida de los proyectos. Tenemos los distintos proyectos de la organización, que están siendo afectados por distintos factores, como el tamaño del equipo, los cumplimientos normativos, la distribución geográfica, su complejidad técnica, la complejidad organizativa, la incertidumbre. Estos, todos estos factores determinan el contexto del proyecto. En función de este contexto, el director del proyecto entonces debe determinar cuál es el enfoque más apropiado a utilizar para gestionar el proyecto. En tal sentido, los directores de proyectos deben entender los diversos enfoques de los ciclos de vida de los proyectos, estar familiarizados con las distintas herramientas y técnicas que se utilizan en cada uno de estos enfoques, la forma como se planifican los proyectos y cómo se organiza el equipo de acuerdo a cada uno de los enfoques y aplicar el enfoque seleccionado, o el enfoque que le corresponde al proyecto de acuerdo a su contexto, de la manera más efectiva. En las tarjetas te dejo un video acerca de las funciones del director de proyecto.
[12:47]El proyecto y cómo gestionarlo. Para cada uno de los proyectos de la organización, se debe definir el enfoque con el cual se va a gestionar de acuerdo al contexto del proyecto. Una vez que sabemos cuál enfoque aplica al proyecto, vamos a conocer cómo se puede planificar el proyecto, cuáles principios aplican, porque para cada uno de estos enfoques aplican principios distintos. Cómo se organiza el equipo y los roles, porque también para cada uno de estos enfoques, la forma de organizar los equipos de trabajo y los roles son diferentes. Cómo se gestionan los riesgos, la calidad, los cambios y cómo se estarían haciendo las entregas de los resultados a la organización, de acuerdo al enfoque que hemos seleccionado. Si te ha gustado este video, apóyame con un like, déjame un comentario o compártelo con alguien que le pueda interesar. Si aún no te has suscrito, te invito a que lo hagas y le des a la campanita de notificaciones para que no te pierdas ninguno de mis videos, ya que publico con frecuencia contenido de valor acerca de la dirección organizacional de proyectos. Nos vemos en el siguiente video.
