[0:22]Et bien voilà messieurs Marc et Nicolas, je vous souhaite la bienvenue à cette réunion. Et euh je m'empresse d'excuser l'absence euh de Joséphine, notre directrice financière qui euh étant malade ne peut être présente. Mais qui m'a communiqué les éléments essentiels à la bonne marche de la réunion. Je vais donc, si vous me permettez, vous lire l'ordre du jour qui a été établi de manière à ce que chacun euh se le remette en mémoire. Voilà, euh nous allons donc, après ouverture de la réunion, euh revenir quelques instants sur le rapport de la réunion précédente. De manière à ce que vous me fassiez part de vos remarques et que nous puissions euh une fois celle-ci enregistrée, approuver le procès-verbal de cette réunion. Ensuite, nous procéderons à un petit aperçu de l'évolution des chiffres. Euh je pense qu'il est toujours intéressant d'avoir ces notions en tête. Euh le point 4 de l'ordre du jour concerne l'évaluation du nouveau système de gestion. Vous me direz également ce que vous en pensez et j'attends vos remarques toujours dans le sens le plus constructif possible, n'est-ce pas? Euh nous poursuivrons avec quelques communications diverses concernant les services et euh il sera à ce moment-là temps de clôturer et de fixer d'un commun accord la date de notre prochaine réunion de coordination. Euh l'ordre du jour vous convient? Je pense que vous en aviez reçu copie par mail, donc Oui, bien sûr, pas de souci. C'est parfait. Et bien messieurs, je pense que nous pouvons commencer. Voilà, euh Marc, euh voulez-vous bien euh faire office de secrétaire pour cette réunion? Oui, tout à fait. Comme Joséphine n'est pas là, il faut bien que quelqu'un s'en charge, hein. Et bien, je suis ravi de constater que l'on peut toujours compter sur votre collaboration. C'est ma foi fort aimable à vous. Bien, bien, bien. Parfait. Et bien, euh puisque chacun d'entre vous a reçu copie euh du compte-rendu de la réunion précédente, euh je voudrais simplement savoir ce que vous en pensez, si vous avez des remarques à formuler. Et donc euh de manière à ce que nous puissions euh les avaliser le cas échéant. Bah, euh dans l'ensemble, je suis d'accord, donc le contenu est conforme à la réunion. Mais il y a quand même le dernier point prévu à l'ordre du jour qui n'a pas été mentionné, c'est-à-dire la date de la de la journée porte ouverte pour les clients qui a été fixée au mois de mars 2013. Et elle n'est pas dans le compte-rendu, donc j'aimerais bien euh que cette date qui est le 3 mars 2013, euh j'aimerais bien qu'elle figure dans le compte-rendu de cette réunion-ci, alors. Effectivement, je constate que votre remarque, mon cher Marc, est tout à fait fondée et euh il doit s'agir d'une petite erreur, un oubli de Joséphine qui faisait office de secrétaire lors de cette réunion. Donc nous allons euh procéder à l'ajout demandé pour que le compte-rendu soit cette fois complet. En ce qui vous concerne, Nicolas, une remarque à formuler? En ce qui me concerne, je n'ai pas de remarque à formuler sur ce rapport. Parfait. Et bien je peux donc considérer que le rapport est approuvé à l'unanimité. Tout à fait. Parfait. Et bien c'est déjà une excellente chose de faite. Voilà. Et bien puisque le rapport de la réunion précédente est approuvé, nous allons pouvoir passer à au point 3, n'est-ce pas, qui concerne l'évolution des chiffres. Et là, il y a certainement un pas mal de remarques à formuler parce que ces chiffres euh ont considérablement évolué par rapport euh euh à notre dernière réunion. Et il serait grand temps que euh nous voyons un petit peu comment on peut euh gérer cela au mieux. Voilà, euh j'ai donc reçu euh un aperçu complet des chiffres de l'année passée. Et je souhaite donc vous en présenter les résultats. Euh première remarque, il faut bien constater que euh le chiffre d'affaires euh stagne en ce moment. C'est euh probablement prévisible, vous n'êtes pas sans savoir que la crise économique est certainement responsable de cet état de choses, mais voilà. Euh en faire le constat est une chose, essayer de trouver des solutions en est une autre et c'est un peu aussi la raison pour laquelle nous sommes réunis aujourd'hui. Alors, euh voilà, je voulais vous proposer que tous les départements veillent à faire un effort dans la direction d'une réduction des coûts structurels. En effet, euh je pense qu'une discussion euh en commun nous permettrait d'élaborer des stratégies en ce sens. Et euh je suis donc à l'écoute de vos remarques euh pour autant donc qu'elles aillent dans le sens souhaité. Je voulais euh vous signaler également que euh Joséphine m'a communiqué les chiffres euh et ceci mentionne une augmentation très très nette des frais de fonctionnement du département commercial. Et là, euh je voulais euh vous en faire part afin que euh vous me disiez ce que vous en pensez. Bah, en fait euh j'aimerais bien savoir de quels frais il s'agit exactement euh et donc pour savoir à quoi vous faites allusion et voir ce que nous pouvons faire dans le département. Je reconnais là, mon cher Marc, votre esprit d'à propos. En effet, euh ce que je peux vous dire pour être le plus précis possible, c'est que les frais auxquels j'ai fait allusion concernent ceux des agents commerciaux, notamment les actions commerciales, les actions publicitaires et les les cadeaux aux clients, ainsi que les déjeuners d'affaires. Euh force est de constater que euh tout cela représente quand même une augmentation de 20 % par rapport à l'année précédente. Euh ce n'est pas rien. Oui. Mais bon, euh les choses sont en l'état. Oui, mais bon, euh il faut quand même bien réaliser, comme vous venez de le dire, que c'est la crise, que par conséquent, nous devons faire beaucoup d'efforts pour garder nos clients dans un premier temps. Et aussi quand même essayer de développer un peu aussi notre chiffre d'affaires en attirant de nouveaux clients. Euh donc euh je ne vois pas vraiment comment euh diminuer ces frais euh en un temps où il faut essayer d'avoir des contacts de plus en plus privilégiés personnels avec euh les personnes euh que nous avons euh en face de nous. Tout à fait d'accord avec vous, mon cher Marc, euh il faut aussi savoir euh et là je me base sur le rapport que notre directrice financière m'a communiqué que il y a une croissance assez nette des cas de réduction importante, gros client en fait, à certaines entreprises. Alors, lorsque ces réductions étaient ponctuelles ou qu'elle faisait partie d'une action ponctuelle, cela ne ne générait pas vraiment de danger pour la situation financière de notre entreprise. Mais il ne faudrait tout de même pas qu'une action ponctuelle de réduction deviennent à la fois récurrente et habituelle, sinon euh nous allons euh droit dans le mur. Je confirme, et j'aimerais bien demander la parole si cela est possible. Je sais que ce point de l'ordre du jour ne concerne pas spécialement notre département et en particulier donc le département personnel. Mais je souhaite apporter mon soutien en tant que directeur euh des ressources humaines, au département commercial et je voudrais rappeler et mettre les points sur les i, en rappelant l'importance de conserver les gros clients. Ah, voilà une remarque qui me semble fort intéressante, mon cher Nicolas, euh en effet euh je pense que euh c'est tout à fait vrai ce que vous avez euh dit là. Mais euh ne pourrait-on pas conclure que le département de vente peut continuer à octroyer des réductions importantes aux gros clients, mais cela exclusivement dans le cadre d'une opération ponctuelle. Voir saisonnière. Oui, tout à fait. Mais euh n'oubliez pas que chaque client euh que nous ne gâtons pas, c'est un concurrent qui va l'approcher et il risque de nous échapper. Et surtout en temps de crise, euh c'est vraiment très important de garder nos gros clients. C'est de ces gros clients que dépend le salaire de la plupart de nos employés et donc nous devons rentrer quand même un minimum chaque mois, même si nous faisons des actions un peu particulières, si nous leur faisons des remises, euh ça nous c'est un peu douloureux pour l'instant. Mais néanmoins, euh à long terme, euh ça permet de garder le même niveau d'emploi euh et de d'avoir des rentrées suffisantes. Évidemment, les bénéfices diminuent, ça c'est clair. Oui, effectivement, euh mais la remarque que vous venez de faire, mon cher Marc, est tout à fait sensée et croyez bien que je suis sensible aussi bien euh à vos remarques qu'à celle de Nicolas. Donc je euh je suis tout ouïe par rapport à vos réflexions. Oui, je voudrais faire remarquer, euh ceci est peut-être un point un petit peu plus un peu moins important que celui que j'ai je viens d'énoncer. Mais je voudrais rappeler que le département administratif fonctionne malgré tout avec un effectif réduit depuis 6 mois. C'est exact. Euh en effet, comme vous le savez, et vous n'êtes pas sans le savoir, deux de nos collaborateurs administratifs travaillent à temps partiel depuis euh un certain temps, à savoir depuis le début de cette année 2013. Et l'excès de travail a dû forcément être réparti sur les autres collaborateurs. Comment faire autrement? Autant dire A + B = C, C = cela occasionne beaucoup de temps euh beaucoup d'heures supplémentaires qui n'ont pas été payées aux collaborateurs qui travaillent à temps plein encore. Pour le moment. Vous n'avez pas tort, mon cher Nicolas, mais comment faire autrement, je vous le répète. Oui, voilà, pour le moment on ne saurait pas, et l'exemple type est la démission de Madame Hilde Hers qui va quitter la société en décembre. Euh et à ce propos, je me demandais si une procédure de recrutement avait été lancée ou si elle pouvait être lancée. Je crois qu'en effet, si tel n'est pas le cas, cela pourrait grandement nuire à la productivité et à l'efficacité de notre service. Encore une fois, je dois reconnaître que votre remarque est tout à fait fondée et qu'effectivement cette situation ne serait pas viable sur le long terme pour le département administratif, qui, je l'imagine, est en effet sous pression en ce moment. En effet. Euh donc euh il me paraît évident qu'un engagement d'un plein temps euh en remplacement de Hilde Herrs euh va s'imposer euh et je dois admettre que là aussi euh il faudra que je m'occupe très sérieusement de euh de cet aspect des choses. Mais si vous voulez, je vous propose de lancer donc moi-même et sans plus attendre cette procédure de recrutement en interne et en externe pour donc un poste administratif de niveau supérieur et trilingue pour remplacer donc Madame Herrs. Et bien, je vous remercie, mon cher Nicolas, de votre proposition. Euh votre aide sera euh la bienvenue et je demande à notre ami Marc de noter cet arrangement dans le rapport de réunion de manière à ce que les choses soient bien claires pour tout le monde. Oui, tout à fait. D'accord. Donc nous pouvons compter sur vous pour euh mettre cela en place. Sans le moindre problème. Voilà, bien euh dès la semaine prochaine, vous pouvez euh vous mettre euh cela honnête. Parfait. Et bien, euh puisque voilà euh c'est accord trouvé, et je vous propose de revenir au sujet initial. Et je voudrais mentionner en conclusion de ce que nous venons de dire qu'un contrôle assez drastique de la rentabilité de l'entreprise doit absolument être mené. Ça, ça me paraît indispensable. Voilà, absolument. Excusez-moi de vous interrompre, euh je voudrais euh simplement aussi dire qu'il serait relativement important de refaire une étude de marché détaillée pour essayer de trouver des nouvelles niches commerciales et éventuellement euh élargir notre clientèle. Parce que garder les anciens clients, c'est bien, mais il est absolument nécessaire que nous en trouvions d'autres. Je suis tout à fait d'accord. Que pensez-vous, cher Nicolas? C'est une excellente idée. Excellente idée, n'est-ce pas? Oui, oui, euh. Cependant, je vais dire, vu que nous n'avions pas peut-être prévu d'en discuter aujourd'hui, on pourrait de toute façon, et je crois que Marc sera d'accord, remettre ce point à l'ordre du jour de de la prochaine réunion. Et bien, je marque mon accord également, donc ce point sera euh indiqué dans le prochain ordre du jour. Voilà, merci d'en prendre note. Voilà, et bien euh nous avançons bien. Euh je pense que le point 3 a été abordé de façon complète et donc nous allons passer au point 4 de notre ordre du jour. C'est-à-dire l'évaluation du nouveau système de gestion. Oui. Alors, euh avant d'aller plus loin, et bien je vous propose de procéder à un petit tour de table afin que vous me donniez votre avis sur l'efficacité du nouveau système qui a été acquis l'année dernière et qui est maintenant utilisé depuis à peu près 6 mois. C'est bien cela en effet. Et depuis ces 6 mois, je vais le dire très honnêtement, les collaborateurs administratifs sont ravis. Euh ils m'ont notamment noté la le côté le côté convivial de ce système, la rapidité et sa simplicité d'utilisation. Donc de du côté du département administratif et ressources humaines, nous en sommes très satisfaits. Oui, mais euh moi je me demande pour qui euh ce système a été fait. Ah bon? Parce que je suis bien d'accord que le système euh est particulièrement convivial euh pour les administratifs et que c'est un vrai plaisir de travailler dedans de leur point de vue. Mais par contre, du côté client, du volet client, c'est un système tout à fait démodé dans sa présentation. Et je pense que la présentation, le layout devrait être amélioré de manière à ce qu'il soit plus interactif et plus ludique pour le client. Voilà un avis qui je suis je suis tout à fait d'accord, mais je voudrais quand même rappeler, Marc, que il me semble les administratifs doivent avoir leur confort. C'est une priorité jusqu'à présent et il me semble, cela doit le rester lorsque l'on opte pour un nouveau système de gestion. Les administratifs ne doivent pas passer au second plan en particulier après les clients. Bon, je vous invite je vous invite pardon à garder notre calme parce que sinon nous n'allons pas avancer. Vous avez manifestement des opinions divergentes et il est certainement possible de trouver euh une voix commune qui pourra résoudre ce petit problème. Alors, j'insiste également sur le fait que le système doit répondre à la fois, évidemment, aux attentes du personnel, mais, et là je ne peux pas donner entièrement tort à Marc, à celle du client également. Donc euh je dois bien reconnaître qu'un effort dans le layout, pardon, devrait être réalisé. Et je vous propose donc de contacter le fournisseur, c'est la société euh IT, si je ne me trompe, qui euh s'est occupé du développement du système afin d'envisager les nouveaux développements pour la fin d'année. Donc j'attends de vous, Marc, que vous me fassiez des propositions concrètes pour une amélioration commerciale du site euh à ce moment-là. OK, c'est parfait. Et bien voilà qui est réglé. Vous voyez que avec un peu de bonne volonté, on arrive toujours à résoudre les problèmes. Et j'en suis ravi, croyez-le bien, c'est un plaisir que de travailler avec des collaborateurs tels que vous. Bien, bien, bien. Et c'est super. Notre réunion est très productive, je trouve. Euh nous avons déjà euh l'opportunité de passer à notre 5e point. Euh ce point qui, je vous le rappelle, euh a pour sujet les diverses communications des services. Alors euh je passe la parole à Nicolas qui a certainement quelque chose d'intéressant à nous communiquer. En effet, une communication que je crois a son importance, puisque vous êtes vous n'êtes pas sans savoir notre collaborateur Pierre Valérie fait ses 20 ans d'ancienneté dans l'entreprise. Déjà 20 ans qu'il travaille pour nous. Ah, comme le temps passe. C'est un collaborateur d'une de référence qui a montré par son talent, sa productivité et son sérieux, euh il a marqué beaucoup de points dans la société. Ce pourquoi il me semble qu'il serait bon de notre part de lui proposer euh de participer à un petit événement pour le remercier de de son travail euh réalisé chez nous. L'idée en soi n'est pas mauvaise, mais qu'en pensez-vous, mon cher Nicolas, pour célébrer cet événement? À vrai dire, j'ai déjà pris des initiatives. Les collaborateurs du service administratif se sont cotisés pour acheter un cadeau à Monsieur Valérie. Mais je crois qu'il serait important et symbolique de donner l'autorisation d'organiser un petit drink ou quelque chose dans dans ce goût-là. Euh au moins dans le service et en son honneur et bien entendu aux frais de l'entreprise. Euh j'espère que en tant que président vous nous donnerez cet accord et cela, je veux dire, dans un but festif et même, oserais-je dire, remonter l'image de Marc déjà bien élevé de la société. Dans cet esprit-là, vous savez que vous pouvez toujours compter sur moi et donc je vous donne mon accord de principe. Euh je vous demande tout simplement de me faire une proposition concrète euh concernant le coût de cet événement de manière à ce que nous puissions l'imputer dans notre prochain budget. Très bien, vous l'aurez vendredi. D'accord. Et bien, je vous en remercie. Pas de remarque à formuler, mon cher Marc? Si, en fait, j'aimerais quand même poser une question. Oui. Euh en effet, euh nous travaillons avec des ordinateurs portables passablement démodés. Et nous avons obtenu lors de la réunion du 24 juin l'autorisation euh d'acquérir de nouveaux ordinateurs. Mais jusqu'à présent, on a toujours rien vu, hors euh ça devient de plus en plus pénible de sortir un ordinateur pareil chez le client, qui se demande si nous avons bien suivi l'évolution technologique. Je suis conscient, mon cher Marc, j'en suis conscient. Euh écoutez, ça fait déjà plusieurs fois que j'essaie de relancer ce fournisseur. Je vous promets que je vais vérifier la date de livraison qu'il m'a communiquée et je vous en informerai de manière à ce que les choses ne soient pas parfaitement claires. D'accord? Mais il y a pas de soucis. Voilà, autre chose? Je viens d'y penser en effet, en effet, je viens d'y penser. Je voulais savoir si les bonus de participation allaient être payés dans un avenir proche. Bonus qui sont évidemment à ajouter au salaire du mois de février et seront-ils payés au plus tard dans le trimestre? Euh bien, écoutez, pour cela euh je dois consulter le service financier qui est donc responsable euh de tout cela. Et euh une réponse vous sera certainement donnée avant la fin de ce mois euh après que j'ai consulté notre directrice financière Joséphine qui, comme vous le savez, est malade actuellement. Donc dès son retour, je la convoquerai pour lui faire part de cela et donc je vous communiquerai alors sa réponse dès que possible. D'accord. Parfait. Et bien, nous voilà arrivés au terme de notre ordre du jour, ou pratiquement, en tout cas, avez-vous d'autres remarques à formuler? Bah non, en ce qui me concerne non plus. Il ne faut surtout pas oublier de parler de la journée porte ouverte dans le rapport. Je compte sur vous, mon cher Marc, effectivement, c'est une chose qu'il convient de mentionner en effet. Nous aurons l'occasion très certainement lors de notre prochaine réunion de d'aborder cela plus en détail, mais euh je suis tout à fait d'accord pour que cela euh figure dans votre compte-rendu. Oui. D'accord. Parfait, parfait. Et bien, il nous reste à clôturer notre réunion et à fixer la date de la prochaine. Euh peut-être pourrions-nous nous consulter entre nous pour que cette date soit euh commune à tout le monde? Oui, il y a pas de soucis.
[23:09]Oui. Voilà, je vais regarder mon agenda également.
[23:18]De manière à ce que nous puissions nous mettre d'accord, ce serait vraiment dommage de ne pas fixer une date qui convienne à tout le monde. Avez-vous une proposition à me faire? En ce qui me concerne, je pense que le 4 avril serait parfait. Le 4 avril, avez-vous une idée du jour? Il me semble que c'est un mardi. C'est un mardi. OK. Les mardis en général, je suis plutôt disponible.
[23:48]Euh je n'ai euh en effet euh aucun rendez-vous euh prévu l'après-midi, donc si nous la fixons comme aujourd'hui vers 14h, c'est c'est bon pour vous? Si cela va Marc, il n'y a pas il n'y a pas de soucis. Oui, je je vais devoir changer un rendez-vous, mais ça ne doit pas poser de problème. Je serai là. C'est possible? D'accord. Parfait, parfait. Et bien, nous retenons donc la date du mardi 4 avril, 14h, hein. Je pense que c'est une belle heure pour débuter notre réunion. Et je vais demander donc à Marc de rédiger pour la fin de cette de cette semaine le rapport de la présente réunion en veillant bien à indiquer les points d'action pour chacun. D'accord, c'est parfait. Parfait. Et bien messieurs, il ne me reste à vous remercier. Une fois encore notre réunion fut constructive. Je pense que nous avons débattu sereinement des points qui étaient à l'ordre du jour et que nous avons euh été d'accord sur la politique d'évolution de notre entreprise. Je ne peux que m'en féliciter. Je vous souhaite un excellent après-midi et donc j'attends le compte-rendu euh fin de cette semaine.
