[0:15]Napansin mo ba sa gobyerno hindi pwedeng basta-basta bumili ng gamit. Sa video na ito, pag-uusapan natin ang market scoping form, isang simpleng gabay na makakatulong para mas maging maayos, malinaw at stratehiko ang ating procurement planning. Hindi ito dagdag na trabaho dahil bahagi na ito ng ginagawa natin dati. Ngayon, mas structured na ang proseso para hindi masayang ang oras, pagod at pondo ng gobyerno. Ayon sa RA number 12009, bago maghanda ng project procurement management plan or PPMP, kailangan muna natin magsagawa ng market scoping. Hindi lang ito tanong na magkano kundi pati ang tamang specifications, paano ang delivery, ano ang kakayahan ng mga suppliers sa merkado at ano ang mga possible market or product risks na dapat siyasatin. Layunin nito na ang bawat proyekto ay fit for purpose, eco-friendly at cost efficient mula umpisa hanggang matapos ang life cycle ng ating ipo-procure. Sa pamamagitan din ng life cycle assessment or LCA, life cycle costing analysis or LCCA at green procurement standards, gusto natin na tiyakin na bawat proyekto ay may pangmatagalang halaga, hindi lamang sa kasalukuyan. Kung hindi maging sa mga susunod na taon. Ito ang paraan upang masulit ang budget at maiwasan ang sayang. Ito ang parang Google Maps ng procurement. Dito mo malalaman kung anong ruta ang susundan, magkano ang gasolina at kung may traffic ba. Ang goal simple, tiyakin na ang procurement planning ay nakaangkla sa totoong kondisyon ng merkado. Kaya dapat, tama at updated ang ating cost estimates, tugma ang design at specifications sa kakayahan ng merkado, realistic ang delivery timelines at handa tayo sa market risks bago pa man simulang ang proyekto. Pwede kang kumunsulta sa suppliers, dumalo sa expo, magbasa ng brochures o reviews, humingi ng quotes at gumamit ng online platforms. Kahit Shopee o Lazada, yes kasama sila. Kailangan lang natin na mag-document ng detalye at presyo, i-screenshot at itala kung saan nakuha ang mga impormasyon. Para may malinaw na basehan ang rekomendasyon. Ang tanong, kailangan ba natin ng market scoping para sa lahat ng procurement modes? Ang sagot natin ay oo, bilang bahagi ng prudent spending. Pero tandaan, ang principle of proportionality. Kung simpleng pagbili lang, sapat ang simpleng market check. Halimbawa na lamang ang supplier canvassing or online verifications. Kung malaki at kumplikado ang proyekto, mas detalyado dapat ang market scoping. Ang halimbawa na lamang ang supplier mapping, product researches, price trend analysis at etc. Tandaan natin na ideally, apples to apples ang comparison para maging patas at tama ang resulta ng market scoping. Ibig sabihin, kailangan pare-pareho ang basehan ng mga item na ikinukumpara katulad ng specifications, warranty period at delivery terms upang maiwasan ang maling interpretasyon ng datos. Pero sa actual na sitwasyon, hindi ito palaging nangyayari. Minsan sa market scoping pa lang lumalabas ang iba't ibang option. Halimbawa, isang produkto na mas mura pero 1 year lang ang warranty kumpara sa iba na mas mahal pero may 2 year warranty. Kapag ganito, hindi ibig sabihin na hindi na valid ang market scoping. Sa halip, nakakatulong ito sa end-users na makita ang iba't ibang posiblilidad at pag-isipan kung ano ang pinakamainam na specification, tamang cost estimates at maging contract terms and conditions. Sa ganitong paraan, mas naiiaayos ang requirements para masiguro na level ang playing field ng lahat ng prospective suppliers at makamit ang best value for money. Sa video na ito, tuturuan ko kayo kung paano gamitin ang market scoping form step-by-step. Kahit newbie ka, kakayanin mo 'to. Gamitin natin na halimbawa ang planong pagbili ng air conditioner units para sa mga common areas. Diyan papasok ang market scoping form. Parang checklist bago bumili, alamin muna kung sino ang may availability, magkano at kung sang-ayon ba sa pangangailangan ng opisina. Section 1 or agency information, sino ang bibili? Ilagay ang pangalan ng procuring entity or agency name, ang end user or ang implementing unit at pangalan ng representative.
[5:05]Section 2 or project overview. Ilahad ang project title, delivery, installation and commissioning of inverter type split air conditioners for common areas. Tapos ilagay ang estimated budget, market scoping period at delivery date. Sa puntong ito, linawin natin. Bakit kailangan ilagay ang period of market scoping? Dahil limitado ang visa ng presyo at market data. Kapag lipas na, maaaring maging mababa ang ABC at magresulta sa failed bidding. Sa kabilang banda, 'pag sobrang taas naman ng ABC, maaaring makompromiso at masayang ang pondo, lalo na sa IT projects na mas mabilis bumaba ang presyo kung may bagong modelo. Section 3 or market scoping activities conducted. Ano ang ginawa mong research? I-check kung nagtanong ka sa suppliers, nagtanong sa IT experts or nagcanvas online, PhilGEPS, Shopee or Lazada at iba pang online platforms, lahat 'yan pwede. Basta may supporting documents. I-check ang mga aktibidad na ginawa at ilagay ang kauukulang dokumentasyon. Sa ating halimbawa, nagkonsulta tayo sa tatlong suppliers, sinuri ang mga online product reviews at gumamit ng PhilGEPS data para sa price canvassing. Mahalaga ito dahil pinatutunayan nitong naisagawa ang market scoping alinsunod sa Section 10 ng RA number 12009 at ng implementing rules and regulations nito, kasabay ng pagsunod sa principle of proportionality. Uulitin kong bigyang diin, sa praktikal na kahulugan ang principle of proportionality ay nangangahulugan ang lawak at paraan ng market scoping ay naaayon sa laki, halaga at kahalagahan ng proyekto. Kung maliit ang proyekto, sapat na ang simpleng canvassing or consultation. Pero kung malaki at komplikado ang proyekto, dapat mas masinsinan ang data gathering kasama ang technical na pagsusuri, risk assessment at posibleng life cycle analysis. Tandaan, ang market scoping activities ay maaaring piliin at isagawa ng end-user or implementing unit ayon sa kanilang pangangailangan at layunin. Mapapansin sa form na mayroon din field para sa other market scoping activities conducted. Ito ay ang catch-all na option kung saan maaaring i-record ang iba pang aktibidad na hindi kasama sa nakalistang standard option, gaya ng site visits, product testing or pagsangguni sa ibang government agencies. Mahalaga ito para matiyak na lahat ng kaugnay na impormasyon ay nakatala at naisalang-alang sa procurement planning. Tandaan, ang listahan ng supporting document sa documentation column ay hindi eksklusibo. Maaari pang madagdagan ang ibang dokumento na makakatulong na suportahan ang isinagawang aktibidad. Minsan, ang ilang dokumento na nakasaad sa isang aktibidad ay maaaring supporting documentation din para sa ibang market scoping activities, and that is perfectly fine. Basta't malinaw ang pagkakaugnay nito sa isinagawang market scoping. Section 4 or market scoping results. Ito na ang diagnosis mo. Dito ilalagay ang recommendations batay sa nakalap na impormasyon. Tandaan natin na isama rin sa consideration ang LCA and LCCA kung naaangkop. Sagutin ang bawat tanong. Pasok ba ang budget mo sa price range? Tugma ba ang specs sa kailangan ng opisina? Available ba ang ganitong produkto sa merkado? Gaano katagal ang delivery? Kailangan ba ng warehouse o storage? May warranty ba? Mayroon bang identified risks kagaya ng pabago-bagong presyo sa merkado or limitadong suppliers? Sa ating halimbawa tungkol sa pagbili ng aircon, ang average market price na nakalap mula sa market scoping activities ay Php 55,000. Napansin din natin na ang energy efficient models ay may mas mababang long-term electricity costs at minimal market risk. Kaya sa ilalim ng green procurement, mas pipiliin natin ang inverter type na may mas mataas na energy efficient rating. Oo, mas mataas ang initial price nito pero babawi ka naman sa mas mababang operating costs at may bonus pa. Mas mababa rin ang epekto sa kalikasan.
[9:48]Kapag kumpleto na, ipa-sign sa head ng unit. Parang final checklist bago ito i-reflect sa project procurement management plan. Ang market scoping ay hindi lang tungkol sa presyo, it's about buying smart. Para mas madali tandaan ang proseso, tandaan ang hashtag of the day natin na #ProcureSMART. S-scan the market. Alamin kung ano ang available na presyo, specs at delivery. Huwag manghula, mag-research. M-match the need. Siguraduhin na ang item ay sakto sa pangangailangan ng end-user. Walang kulang, walang sobra. A-analyze the options. Paghamhingin ang mga suppliers, presyo at delivery terms. Hindi lang presyo ang basehan. R-record with evidence. Attach mo ang mga proof, screenshots, email codes or specs. Walang haka-haka, dapat may dokumento. T-think ahead. May risks ba ng delay? May price increase? May storage issues? Planuhin na agad para iwas hassle. Ngayon alam niyo na kung paano gamitin ang market scoping form para bumili ng tamang produkto, proyekto o serbisyo na may strategikong pagpaplano. Kapag nagamit ito ng maayos, masisiguro natin na bawat procurement project ay planado, wasto ang presyo, akma sa pangangailangan, kapakipakinabang at may positibong epekto sa kapaligiran. Let's make every procurement count. Procure smart, procure right.
