EKMA4116 Manajemen - Pengorganisasian

[0:45]Pemirsa, khususnya mahasiswa Universitas Terbuka, selamat berjumpa dalam program perkuliahan Universitas Terbuka. Pada pertemuan ini kita akan membahas mata kuliah manajemen dengan topik pengorganisasian. Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya manusia yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Jadi, pengorganisasian dapat dikatakan suatu proses mendesain struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi habis berbagai tugas atau pekerjaan kepada semua anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Dalam suatu organisasi tentu terdapat struktur organisasi. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Empat aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi, pembagian kerja, koordinasi dan rentang manajemen. Satu, departementalisasi yaitu pengelompokan dari berbagai aktivitas kerja suatu organisasi supaya aktivitas kegiatan yang sama bisa digabungkan dalam satu unit kerja. Dua, pembagian kerja yaitu rincian tugas pekerjaan yang harus dilakukan seseorang agar setiap orang yang terlibat di dalam suatu organisasi bertanggung jawab melaksanakan aktivitas yang menjadi beban tanggung jawabnya. Tiga, koordinasi yaitu proses pengintegrasian berbagai tujuan dan aktivitas pada satu satuan-satuan yang terpisah-pisah atau departemen atau bidang-bidang fungsional dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Keempat yaitu rentang manajemen dan rentang kendali, yaitu kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Proses pengorganisasian, pengambilan keputusan pimpinan untuk mengorganisasikan suatu perusahaan disebut sebagai proses pengorganisasian. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses tersebut setidaknya mencakup langkah-langkah berikut. Satu, rencanakan organisasi berdasarkan tujuan. Langkah ini membantu meningkatkan kinerja organisasi dan membantu organisasi dalam pencapaian tujuannya berdasarkan sumber daya yang dimilikinya. Dua, membagi kriteria tugas. Tentukan tugas-tugas utama dan sub tugas dan bagilah beban pekerjaan secara keseluruhan menjadi berbagai aktivitas yang secara logis dapat dilakukan oleh seorang karyawan. Tiga, alokasi sumber daya untuk melaksanakan tugas. Sehingga perusahaan dapat menentukan tenaga kerja yang akan mengisi tugas-tugas tersebut. Empat, evaluasi hasil dan strategi pembentukan organisasi perusahaan. Hasil evaluasi tersebut bisa dijadikan sumber informasi yang bisa dimanfaatkan dalam meningkatkan kinerja organisasi. Selanjutnya, struktur organisasi. Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem jaringan kerja terhadap tugas-tugas, sistem pelaporan dan komunikasi yang menghubungkan secara bersama pekerjaan individual dan kelompok. Pada intinya struktur organisasi biasanya terdiri dari tiga atau empat tingkatan manajemen, yaitu manajemen puncak atau top manajemen, manajemen menengah atau middle manajemen, penyelia atau face line manajemen dan para karyawan teknis dan administrasi atau non supervisor manajemen. Sebuah rantai komando merupakan garis tak terputus dari wewenang yang membentang dari puncak organisasi ke eselon terbawah dan memperjelas siapa melapor kepada siapa. Rantai ini menjawab pertanyaan bagi para karyawan, misalnya, kepada siapa saya harus melapor jika mesin mengalami kerusakan. Rantai komando memiliki dua sub konsep yang menjadi andalannya, yaitu wewenang dan kesatuan komando. Wewenang atau otoritas merujuk kepada setiap hak yang inheren dalam posisi manajerial untuk membuat perintah dan mengharapkan perintah itu dipenuhi. Asas kesatuan komando membantu mengamankan konsep garis wewenang yang tak terputuskan. Kesatuan ini menyatakan bahwa seseorang seharusnya memiliki satu dan hanya satu atasan kepada siapa ia bertanggung jawab langsung. Umumnya sebuah struktur organisasi disajikan dalam sebuah bentuk bagan. Hal ini untuk memudahkan pemahaman makna sebuah struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Bahkan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi. Kelima unsur tersebut adalah sebagai berikut. Satu, pembagian kerja. Setiap kotak menghubungkan menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu dan tingkat spesialisasi yang digunakan. Dua, manajer dan bawahan atau rantai perintah. Ini menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab yang menghubungkan antara atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi di mana aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah. Tiga, tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label atau deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda. Empat, pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa ingatan kegiatan organisasi dibagi atas dasar fungsional atau divisional atau lainnya. Lima, tingkatan manajemen suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hierarki manajemen. Henry Mengungkapkan akan empat bentuk bagan organisasi. Pertama, bentuk piramida, bentuk ini yang paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti. Dua, bentuk vertikal. Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk piramid, yaitu dalam pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah. Hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya. Tiga, bentuk horizontal. Bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan. Empat, bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bentuk ini jarang digunakan dalam praktik. Adapun faktor-faktor utama menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut. Yang pertama, strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi berubah. Yang kedua, teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Ketiga, anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir orang-orang dalam organisasi serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Keempat, ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari satu spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesialisasi tugas-tugas. Individual dan kelompok yang dalam organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja. Dua, standarisasi kegiatan. Merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi menjalin melaksanakan kegiatan seperti yang direncanakan. Ketiga, koordinasi kegiatan menunjukkan prosedur-prosedur yang mendelegasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi. Keempat, sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan yang menunjukkan letak kekuasaan pembuatan keputusan. Kelima, ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam satuan kelompok kerja. Organisasi formal dan informal. Organisasi formal bisa dideskripsikan sebagai sebuah sistem aktivitas yang terkoordinasi dalam wadah berbagai kelompok individu yang bisa bekerja sama di bawah kepemimpinan seseorang ke arah tujuan yang telah disepakati bersama. Organisasi informal mendeskripsikan interaksi dan hubungan antar karyawan, serta membentuk suatu pola yang tidak secara khusus dan resmi diciptakan atau diatur oleh pihak manajemen. Sehingga kesimpulannya bisa ditarik. Yang pertama, suatu organisasi di dalamnya terdapat struktur organisasi yang biasanya dibuat dalam bentuk bagan. Dua, proses penyusunan struktur organisasi terjadi pada fungsi pengorganisasian. Ketiga, dalam struktur organisasi terdapat rantai komando yang mengarahkan wewenang dan kesatuan komando. Keempat, bagan organisasi menggambarkan pembagian kerja, rantai perintah, tipe pekerjaan, pengelompokan aktivitas kerja, dan tingkatan manajemen. Yang kelima, unsur struktur organisasi: spesialisasi kegiatan, standarisasi kegiatan, koordinasi kegiatan, sentralisasi dan desentralisasi dari ukuran satuan kerja. Keenam, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan organisasi informal. Pemirsa, khususnya mahasiswa Universitas Terbuka, di mana pun Anda berada, sampai di sini perjumpaan kita kali ini. Semoga tayangan ini bermanfaat bagi Anda, selamat belajar dan sukses selalu.